Kurzarbeit

Das Auftragsbuch wird dünner, in Maschinenbau, Metall und Industrie ist Kurzarbeit 2026 wieder Alltag. Sobald die Geschäftsführung sich dafür entscheidet, landet das Thema in der Personalabteilung. Und dort lautet die erste Frage selten „Wie beantragen wir das?“, sondern: „Was passiert eigentlich mit den Überstunden und den Arbeitszeitkonten unserer Leute?“ Genau darum geht es hier.

Wann Überstunden und Arbeitszeitkonten vor dem Kurzarbeitergeld abgebaut werden müssen – und welche Guthaben geschützt sind
Warum Überstunden während der Kurzarbeit teuer und im Ernstfall strafbar werden
Wie Sie Soll-, Ist- und Ausfallstunden so dokumentieren, dass die Prüfung der Agentur für Arbeit glattläuft

Sehen Sie, wie Zeit.NET Arbeitszeitkonten und Rechenregeln auch im Kurzarbeits-Monat sauber abbildet.

Überstunden und Arbeitszeitkonten bei Kurzarbeit: Was gilt?

Der Anruf aus der Geschäftsführung kommt an einem Dienstag: Wir gehen in Kurzarbeit. Für die Personalabteilung beginnt damit die eigentliche Arbeit. Denn bevor auch nur ein Euro Kurzarbeitergeld fließt, will die Agentur für Arbeit wissen, ob der Betrieb wirklich alles getan hat, um den Arbeitsausfall zu vermeiden. Übersetzt heißt das: erst die vollen Arbeitszeitkonten leeren, dann das Geld. In diesem Beitrag klären wir, welche Überstunden und Arbeitszeitkonten Sie vor der Kurzarbeit abbauen müssen, welche geschützt bleiben und wie Sie die ganze Sache prüfungssicher dokumentieren.

Kurzarbeit kurz erklärt: warum die Arbeitszeit über alles entscheidet

Bei Kurzarbeit senkt ein Betrieb vorübergehend die Arbeitszeit und damit das Entgelt. Das Kurzarbeitergeld (KUG) der Agentur für Arbeit gleicht einen Teil des Verdienstausfalls aus. Es reicht von einer leichten Kürzung bis zur „Kurzarbeit Null“, bei der ganze Arbeitstage komplett ausfallen.

Damit KUG gezahlt wird, muss ein erheblicher Arbeitsausfall vorliegen. § 96 des Dritten Buches Sozialgesetzbuch (SGB III) nennt vier Bedingungen: Der Ausfall beruht auf wirtschaftlichen Gründen oder einem unabwendbaren Ereignis, er ist vorübergehend, er ist nicht vermeidbar, und im jeweiligen Monat ist mindestens ein Drittel der Belegschaft von einem Entgeltausfall von mehr als 10 % betroffen. Auszubildende zählen dabei nicht mit.

Das Wort „nicht vermeidbar“ ist der Hebel, an dem die ganze Arbeitszeit-Frage hängt. Die Höhe des KUG bemisst sich an der Differenz zwischen Soll-Entgelt (was ohne Ausfall verdient worden wäre) und Ist-Entgelt (was tatsächlich verdient wurde). Die Beiträge zur Sozialversicherung für die Ausfallstunden trägt der Arbeitgeber auf Basis eines fiktiven Entgelts.

Ein Blick auf die Dauer lohnt sich gerade jetzt: Regulär gibt es KUG bis zu zwölf Monate. Aktuell ist die Bezugsdauer auf bis zu 24 Monate verlängert, längstens bis zum 31. Dezember 2026. Ab 2027 gelten wieder zwölf Monate.

Müssen Überstunden und Arbeitszeitkonten vor der Kurzarbeit abgebaut werden?

Die kurze Antwort: ja, grundsätzlich. Die Agentur für Arbeit formuliert es unmissverständlich – zuerst müssen Überstunden und Arbeitszeitkonten abgebaut werden, bevor Kurzarbeitergeld gezahlt wird.

Der Grund steckt in § 96 Absatz 4 SGB III. Ein Arbeitsausfall gilt als vermeidbar, soweit er sich durch im Betrieb zulässige Arbeitszeitschwankungen ausgleichen lässt. Bestehen also Gleitzeit- oder Überstundenguthaben, sind diese zunächst aufzulösen und gegen die ausfallenden Stunden zu rechnen. Erst was an Ausfall übrig bleibt, deckt das Kurzarbeitergeld ab. Wichtig: Das Gesetz verlangt nicht, dass Sie neue Arbeitszeitvereinbarungen einführen. Sie müssen nur die vorhandenen anwenden und ausschöpfen.

Das Gleiche gilt in die andere Richtung. Lässt eine bestehende Arbeitszeitkonto-Regelung den Aufbau von Minusstunden zu, müssen diese grundsätzlich aufgebaut werden, bevor das Kurzarbeitergeld greift.

Auch der Urlaub hat Vorrang. Nach § 96 Absatz 4 SGB III ist ein Ausfall vermeidbar, der sich durch bezahlten Erholungsurlaub abfedern lässt – insbesondere übertragener Resturlaub aus dem Vorjahr. Eine Grenze gibt es: Vorrangige Urlaubswünsche Ihrer Mitarbeitenden, etwa eine bereits fest verplante Reise, stehen der erzwungenen Urlaubsgewährung entgegen.

Diese Guthaben sind geschützt: die Ausnahmen nach § 96 SGB III

Nicht jedes Guthaben muss weichen. § 96 Absatz 4 SGB III schützt bestimmte Arbeitszeitguthaben ausdrücklich – ihre Auflösung kann von Ihren Mitarbeitenden nicht verlangt werden. Das ist der Punkt, an dem viele Übersichten ungenau werden, und genau hier lohnt der zweite Blick.

Arbeitszeitguthaben	Vor Kurzarbeit abbauen?	Grundlage
„Normales“ Gleitzeit-/Überstundenguthaben	Ja	§ 96 Abs. 4 S. 2 Nr. 3 SGB III
Guthaben bis 50 Stunden, vertraglich nur zur Überbrückung von Arbeitsausfällen	Nein (geschützt)	§ 96 Abs. 4 S. 3 Nr. 1
Wertguthaben nach § 7c SGB IV (z. B. für Freistellung)	Nein (geschützt)	§ 96 Abs. 4 S. 3 Nr. 2
Saison-Guthaben bis 150 Stunden	Nein (geschützt)	§ 96 Abs. 4 S. 3 Nr. 3
Anteil, der 10 % der Jahresarbeitszeit übersteigt	Nein (geschützt)	§ 96 Abs. 4 S. 3 Nr. 4
Guthaben, das länger als ein Jahr unverändert besteht	Nein (geschützt)	§ 96 Abs. 4 S. 3 Nr. 5

Ein praktisches Beispiel: Ein Gleitzeitguthaben, das seit über einem Jahr unverändert auf dem Konto liegt, müssen Sie nicht abbauen. Und übersteigt ein Guthaben den Anteil von 10 % der Jahresarbeitszeit, bleibt der übersteigende Teil außen vor – aufzulösen ist nur, was darunter liegt.

Sonderfall flexible Betriebe: Gilt bei Ihnen eine Vereinbarung über Arbeitszeitschwankungen, nach der mindestens 10 % der Jahresarbeitszeit je nach Auftragslage eingesetzt werden, dann gilt ein Ausfall, der über diese Schwankungsbreite hinausgeht, als nicht vermeidbar. Hier greift KUG also früher.

Überstunden während der Kurzarbeit: das teure Missverständnis

Wer Kurzarbeit angemeldet hat und trotzdem Überstunden anordnet, gerät in einen Widerspruch. Überstunden sind ein deutliches Indiz dafür, dass der Arbeitsausfall eben doch vermeidbar wäre. Deshalb sind sie während der Kurzarbeit grundsätzlich nicht zulässig.

Es gibt enge Ausnahmen: ein dringender Eilauftrag, eine unaufschiebbare Reparatur, kurz – echte Notfälle, die nur einzelne Beschäftigte erledigen können. Solche Mehrarbeit müssen Sie der Agentur für Arbeit zum Monatsende melden. Sie verringert das Kurzarbeitergeld für den betreffenden Zeitraum. Ein Tipp aus der Praxis: Wo es möglich ist, gleichen Sie die Stunden über Freizeit aus, statt sie auszuzahlen. So bleibt der KUG-Anspruch erhalten.

Der ernste Teil, sachlich gesagt: Wer den Arbeitsausfall vortäuscht oder geleistete Stunden verschweigt, riskiert ein Verfahren wegen (Subventions-)Betrugs. Die Hans-Böckler-Stiftung verweist auf Freiheitsstrafen von bis zu fünf Jahren, in besonders schweren Fällen bis zu zehn. Mitarbeitende, die wissentlich mitmachen, können sich der Beihilfe schuldig machen. Die Agenturen, der Zoll und die Finanzämter prüfen Kurzarbeit gezielt.

Die gute Nachricht: Mit sauberer Erfassung sind Sie auf der sicheren Seite. Ein typisches Warnsignal ist, wenn Beschäftigte aufgefordert werden, die Zeiterfassung abzuschalten oder Stunden falsch zu buchen. Eine lückenlose, nicht nachträglich veränderbare Dokumentation schützt deshalb beide Seiten – den Betrieb wie die Belegschaft.

Arbeitszeit bei Kurzarbeit richtig erfassen und nachweisen

Kurzarbeit lebt vom Nachweis. Sie als Arbeitgeber müssen die tatsächlich geleistete Arbeitszeit sowie die Ausfall- und Fehlzeiten Tag für Tag dokumentieren. Feiertage und Krankentage gehören gesondert ausgewiesen. Diesen Arbeitszeitnachweis reichen Sie für jeden Kalendermonat innerhalb von drei Monaten bei der Agentur für Arbeit ein.

Entscheidend ist, was die Agentur damit macht: Sie zahlt das Kurzarbeitergeld zunächst nur unter Vorbehalt und prüft nach dem Ende des Arbeitsausfalls noch einmal genau. Dabei stellt sie die Soll-Arbeitszeit der tatsächlichen Arbeitszeit gegenüber. Stimmen Ihre Zahlen nicht, drohen Rückforderungen.

Dazu kommt die allgemeine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, die das Bundesarbeitsgericht 2022 bestätigt hat. Beide Pflichten überlagern sich: Die Kurzarbeits-Dokumentation kommt zur ohnehin nötigen Erfassung obendrauf. Für 2026 ist zudem ein Gesetz in Vorbereitung, das die elektronische Zeiterfassung zum Standard machen soll.

Hier zeigt sich, ob ein System Ihnen Arbeit abnimmt oder neue schafft. Wichtig sind drei Dinge: die saubere Trennung von Soll-, Ist- und Ausfallstunden, die korrekte Sonderbehandlung von Feiertagen und Krankheit, und die Revisionssicherheit – einmal erfasste Daten dürfen sich nicht unbemerkt ändern lassen. Eine Excel-Tabelle stößt hier schnell an Grenzen.

Bei ACCENON bilden wir genau diese Logik in der Zeiterfassung mit Zeit.NET über individuelle Rechenregeln ab. Wir legen die Buchungsschlüssel und Zeitkonten für Sie an und übernehmen dafür die Haftung. Die Stunden für den Nachweis lassen sich am Monatsende per Knopfdruck erzeugen – ob Sie eine Reparatur-Ausnahme abbilden oder das Gleitzeitkonto korrekt fortschreiben müssen.

Fazit: Erst die Arbeitszeit ordnen, dann die Kurzarbeit

Aus der Arbeit mit über 1.200 Kunden in mehr als 50 Branchen wissen wir: Der Unterschied zwischen ruhiger Kurzarbeit und teurer Nachzahlung liegt fast immer in der sauberen Erfassung. Wer Zeitkonten, Ausfallstunden und Nachweise von Anfang an im Griff hat, spart sich am Ende die Diskussion mit der Agentur.

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Auf einen Blick

Erst abbauen, dann KUG

Auflösbare Überstunden und Arbeitszeitguthaben gehen dem Kurzarbeitergeld grundsätzlich vor (§ 96 Absatz 4 SGB III).

Geschützt bleibt geschützt

Das 50-Stunden-Guthaben, Wertguthaben, der Anteil über 10 % der Jahresarbeitszeit und über ein Jahr alte Guthaben müssen nicht aufgelöst werden.

Überstunden sind tabu

Während der Kurzarbeit nur in echten Notfällen, und immer gemeldet – sonst droht der Vorwurf des Betrugs.

Der Nachweis entscheidet

Wer Soll-, Ist- und Ausfallstunden revisionssicher dokumentiert, übersteht die Prüfung der Agentur ohne Rückforderung.

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Rainer Wölkerling
Managing Director

FAQ

Ihre Fragen.
Unsere Antworten.

Müssen vor der Kurzarbeit alle Überstunden abgebaut werden?

Grundsätzlich müssen auflösbare Überstunden- und Arbeitszeitguthaben abgebaut werden, bevor Kurzarbeitergeld fließt. Ausgenommen sind die in § 96 Absatz 4 SGB III geschützten Guthaben – etwa das 50-Stunden-Guthaben zur Überbrückung von Arbeitsausfällen, der Anteil über 10 % der Jahresarbeitszeit und Guthaben, die länger als ein Jahr unverändert bestehen.

Müssen Minusstunden aufgebaut werden?

Wenn im Betrieb eine Arbeitszeitkonto-Regelung gilt, die den Aufbau von Minusstunden zulässt, müssen diese grundsätzlich aufgebaut werden, bevor Kurzarbeitergeld gezahlt wird.

Sind Überstunden während der Kurzarbeit erlaubt?

Nur in echten Ausnahmen wie einem Eilauftrag oder einer dringenden Reparatur. Solche Mehrarbeit ist der Agentur für Arbeit zu melden und senkt das Kurzarbeitergeld. Besser ist ein Ausgleich über Freizeit.

Macht man sich mit Überstunden in der Kurzarbeit strafbar?

Wenn ein Betrieb den Arbeitsausfall vortäuscht oder geleistete Stunden verschweigt, kommt ein Verfahren wegen (Subventions-)Betrugs in Betracht, mit Freiheitsstrafen bis zu fünf Jahren. Wer Stunden korrekt erfasst und meldet, ist auf der sicheren Seite.

Verfallen Überstunden durch die Kurzarbeit?

Nein. Sie werden gegen die Ausfallstunden gerechnet oder über Freizeit ausgeglichen, nicht gestrichen. Eine Auszahlung ist möglich, senkt aber das Kurzarbeitergeld.

Was passiert bei Krankheit während der Kurzarbeit?

Der Anspruch auf Kurzarbeitergeld bleibt bestehen. Die Entgeltfortzahlung bemisst sich nach der gekürzten Arbeitszeit. Dauert die Arbeitsunfähigkeit über sechs Wochen hinaus, zahlt die Krankenkasse Krankengeld in Höhe des Kurzarbeitergeldes.

Wer zahlt an Feiertagen während der Kurzarbeit?

Fällt ein gesetzlicher Feiertag in den Kurzarbeitszeitraum, gibt es dafür kein Kurzarbeitergeld. Der Arbeitgeber zahlt die Feiertagsvergütung nach § 2 Absatz 2 Entgeltfortzahlungsgesetz (EFZG) – allerdings nur in Höhe des Kurzarbeitergeldes, das ohne den Feiertag angefallen wäre. Dieser Betrag ist zu versteuern und wird nicht von der Agentur erstattet.

Darf der Urlaub bei Kurzarbeit gekürzt werden?

Hier sind zwei Dinge zu trennen. Das Urlaubsentgelt – die Vergütung pro Urlaubstag – wird durch Kurzarbeit nicht gekürzt. Der Urlaubsanspruch in Tagen dagegen darf für Zeiten durchgehender „Kurzarbeit Null“ anteilig gekürzt werden; das hat das Bundesarbeitsgericht 2021 bestätigt (Az. 9 AZR 225/21). Wird nur die tägliche Arbeitszeit reduziert, ist eine Kürzung dagegen nicht zulässig.

Kann das Kurzarbeitergeld aufgestockt werden?

Ein gesetzlicher Anspruch besteht nicht. Arbeitgeber können freiwillig oder auf Basis eines Tarifvertrags aufstocken. Der Zuschuss ist heute steuerpflichtig und beitragsfrei, solange er zusammen mit dem Kurzarbeitergeld 80 % des Unterschiedsbetrags zwischen Soll- und Ist-Entgelt nicht übersteigt.

Wie lange ist Kurzarbeit möglich?

Regulär bis zu zwölf Monate. Aktuell ist die Bezugsdauer auf bis zu 24 Monate verlängert, längstens bis zum 31. Dezember 2026. Ab 2027 gelten wieder zwölf Monate.

Darf während der Kurzarbeit gekündigt werden?

Eine Kündigung ist möglich. Mit ihr erlischt jedoch der Anspruch auf Kurzarbeitergeld für die betroffene Person, da das Geld dem Erhalt von Arbeitsplätzen dient.