Samtgemeinde Artland2018-09-13T08:35:24+00:00

Project Description

Samtgemeinde Artland – die historische Entwicklung

Quakenbrück (niederdeutsch: Quokenbrügge) ist eine Stadt im Landkreis Osnabrück in Niedersachsen und der Verwaltungssitz der Kommunalverwaltung Samtgemeinde Artland. Zur Samtgemeinde Artland gehören insgesamt vier Gemeinden: Badbergen, Menslage, Nortrup und Quakenbrück. Die 1235 erstmals urkundlich erwähnte ehemalige Burgmanns- und Hansestadt Quakenbrück diente in früheren Zeiten dem Hochstift Osnabrück als Sicherung gegen Norden. Burgmannen verteidigten mit ihren Burgmannshöfen die ehemalige bischöfliche Landesburg an der Hase. Im Zuge der Kreisgebietsreform im Jahre 1972 wurde die Samtgemeinde Artland in Ihrer jetzigen Form gegründet und beschäftigt aktuell ca. 150 Mitarbeiter.

Vom Erstkontakt zur Umsetzung, in nur knapp 4 Monaten

Als das alte Zeiterfassungssystem den Anforderungen nicht mehr entsprach, hat man sich mit dem Gedanken beschäftigt ein neues System einzuführen. Kurzerhand hat sich im März 2006 der Systemadministrator Philipp Hülsmann auf die weltweit größte Messe für Informationstechnik, auf die CeBIT, nach Hannover begeben. Dort hat er auf dem Messestand des Terminalherstellers Kaba die Bekanntschaft mit der Vertriebsleiterin der ACCENON®, Tugba Irhan, und deren Geschäftsführer Rainer Wölkerling gemacht. Die Anforderungen an ein neues System hat Herr Hülsmann bereits auf der Messe sehr genau formuliert: „Mit dem neuen System soll es einfacher werden Zeiten und Urlaubsdaten nachzuerfassen und zu verwalten. Jeder Mitarbeiter soll die Möglichkeit haben, selbst sein Zeitkonto zu prüfen und Urlaubsanträge elektronisch erstellen können. Zudem sollen die Außenstellen über virtuelle Terminals eingebunden werden.“

» Mit der ACCENON verbinden wir nur positive Gedanken: Kompetent, schnell und serviceorientiert. Seit der Einführung läuft dieses System reibungslos. Daher würden wir uns
jederzeit wieder für die ACCENON entscheiden. «

– Herr Hülsmann

Eines stand für Herrn Hülsmann fest: „Die Zeit, die bisher für die Erstellung der Statistiken erforderlich war, muss minimiert werden. Zudem müssen die Auswertungen über einen längeren Zeitraum möglich sein. Die vorhandene Verkabelung weiterhin zu verwenden, wäre das i-Tüpfelchen“.

Die Wahl ist ca. 4 Monate nach dem Erstkontakt auf die ACCENON gefallen, da die Software viele Vereinfachungen in der Bedienung  und einen wesentlich größeren Umfang für Auswertungen und Statistiken ermöglicht. Ebenso kommen die Möglichkeiten der Einbindung eines Workflows und der Außenstellen zum Tragen. „Mit dem schnellen kompetenten Service und Support unterscheidet sich die ACCENON positiv von anderen Herstellern“, so Herr Hülsmann.

Zur Jahresmitte 2006 wurden bereits die ersten Terminals in den jeweiligen Eingangsbereichen installiert und die zuständigen Mitarbeiter wurden geschult. Seitdem werden alle Mitarbeiter über das neue System erfasst. Die Urlaubsanträge werden komplett papierlos gestellt und abgearbeitet. Auch das Erstellen der Statistiken und der Auswertungen über größere Zeiträume sind per Mausklick möglich.

Kurzfristig wurden Informationen ausgetauscht und ein Termin in Quakenbrück vereinbart. Vor Ort wurden daraufhin die Details besprochen und auch die Wünsche an ein neues System konkreter definiert.

Das Fazit der Samtgemeinde

Bereits vor der Einführung des neuen Systems gab es eine elektronische Zeiterfassung in der Verwaltung. Mit der Einführung der ACCENON® Zeiterfassung haben sich als wesentliche Vorteile die einfachere Bedienung, die Auswertungen, die Statistiken und der Urlaubsworkflow herauskristallisiert. Auch einen weiteren Zusatznutzen gab es mit dem neuen System: Durch die Anwesenheitsanzeige hat die Zentrale und die Personalabteilung immer einen Überblick, wer sich am Arbeitsplatz befindet und wer gerade nicht da ist. Auch die Führungskräfte haben einen zentralen tagesaktuellen Überblick über An- und Abwesenheiten. In ferner Zukunft könnte auch die Erweiterung des Systems um die Zugangskontrolle interessant werden.