Emil Eisele Blechbearbeitung2019-07-16T09:10:30+02:00

Projekt Beschreibung

Emil Eisele Blechbearbeitung GmbH – Einführung digitales Antragswesen

Bei der Emil Eisele Blechbearbeitung GmbH (nachfolgend Fa. Eisele) in Schwaigern erfolgt die Abwesenheitsplanung zukünftig in digitaler Form über das ACCENON Webportal. Die knapp 60 Mitarbeiter können damit Urlaub, Gleittage und Co. selbstständig und ganz ohne Papierkram digital beantragen und bearbeiten.

Logo_Eisele Blechbearbeitung

Die Zettelwirtschaft ist Geschichte. Ab jetzt wird papierlos gearbeitet.

Abwesenheitsanträge wurden bei der Fa. Eisele bis dato mit Urlaubsscheinen in Papierform beantragt. Mehrere Personen waren im Freigabeprozess involviert. Die Planung erfolgte über Doppelpflege in Excel-Tabellen durch die Vorgesetzten. Dementsprechend war die Bearbeitungszeit deutlich zu lang. Der manuelle Aufwand wurde mit der Zeit immer höher und der Ablauf unübersichtlich und fehleranfällig.

Es war also aller höchste Eisenbahn, hierfür eine Lösung zu finden. Da die Fa. Eisele bereits die Zeiterfassungssoftware der ACCENON einsetzt, ist man auf das Webportal aufmerksam geworden. Unterteilt in einzelne Modulen werden Personalprozesse in einem digitalen Workflow abgebildet. Für die Fa. Eisele war schnell klar, dass das Modul Antragswesen für Abwesenheiten die Probleme beseitigen kann.

Kurzum hat man sich im Hause der ACCENON zu einer Vorstellung der Software getroffen. Am Live-Objekt wurden erste Beispielprozesse dargestellt. Die Mitarbeiter können Abwesenheiten wie Urlaub, Gleitzeit etc. über ihr eigenes Konto im Webportal an die hinterlegten Vorgesetzten stellen. Letztere verwalten die Anträge ihrer zugewiesenen Mitarbeiter in einem Gruppenkalender. Die letzte Instanz genehmigt schließlich den Antrag, der automatisch in die Zeit.NET eingetragen wird.

Ziel war es, die Doppelpflege und das Papierchaos zu beseitigen. Durch die webbasierte Lösung sollte eine Zeitersparnis erzielt werden.

Nach Beauftragung des Webportals ging es in die Terminabstimmung für Installation und Schulung. Die Einweisung wurde durch einen ACCENON Servicemitarbeiter bei der Fa. Eisele vor Ort durchgeführt.

Mit Feedback und Resonanz der Mitarbeiter wurde nach dem Go-Live ein Interview mit Frau Eisele und Herr Kamsiz, zuständig für die Projektbetreuung, arrangiert.

»ACCENON hat das Projekt unkompliziert, schnell und reibungslos umgesetzt.«

– Frau Eisele, Fa. Eisele Blechbearbeitung –

Die Zeiterfassung.NET haben Sie bereits seit mehreren Jahren im Einsatz. Dieses Jahr haben Sie sich dazu entschieden, das System um das Webportal zu erweitern. Erzählen Sie uns, wie es zu den Überlegungen und letztendlich zum Entschluss kam?

Herr Dobmeier hat uns die Plattform telefonisch erstmals vorgestellt und uns ein Angebot unterbreitet. Nachdem wir das Webportal live gesehen hatten, waren wir sofort überzeugt. Bislang hatten wir intern mit der Zeiterfassung eine enorme Zettelwirtschaft und einen sehr umständlichen Workflow. Durch die Einfachheit und die benutzerfreundliche Oberfläche war der Entschluss also schnell gefasst.

Das Webportal bietet die Möglichkeit, zwischen einzelnen Modulen zu wählen. Sie haben das System mit dem Modul Antragswesen für Abwesenheiten ausgestattet. Digitale Anträge statt Papierchaos. Wo sehen Sie die Vorteile und welche Prozesse bilden Sie damit ab?

Wir bilden die Urlaubsanträge und tagesaktuelle Zeitkontenstände für den Mitarbeiter dadurch ab. Vorteile liegen klar auf der Hand: Es ist umweltfreundlicher, kosteneffizienter, schneller und transparenter abbildbar.

ACCENON-Eisele Blechbearbeitung_Firmengebäude

Seit November ist das Webportal im Produktivbetrieb. Was hat sich seit der Einführung verändert?

Bedingt durch die übersichtlichere Darstellung haben wir als Unternehmen entschieden, eine Grobplanung des Jahresurlaubs bereits im Februar im Webportal von jedem Mitarbeiter einzupflegen. Dadurch soll eine bessere Abwesenheitsplanung erzielt werden und langfristig Überschneidungen vermieden werden.

Das Antragswesen für Abwesenheiten kommt unter anderem in Ihrer Produktionsabteilung zum Einsatz. Wie können die Mitarbeiter auf das System zugreifen?

Das funktioniert über Terminals, die wir in den Produktionshallen platziert haben. Dort können sich die Mitarbeiter über ihre Benutzerkonten einloggen.

Zukünftig Abwesenheiten per digitale Anträgen an die Vorgesetzten zu stellen, ist eine Umstellung für die Mitarbeiter. Wie ist die Resonanz?

Für die jungen Mitarbeiter war dies kein Problem. Ältere Mitarbeiter hingegen hatten anfängliche Schwierigkeiten mit der Handhabung. Das hat sich aber schnell gelegt.

Ziel des Webportals ist es, Prozesse zu automatisieren und somit eine Zeitersparnis für die Personalabteilung zu generieren. Konnten Sie bereits festmachen, wie viel Zeit Sie täglich einsparen?

Die Dauer bis zur Freigabe der Abwesenheit reduzierte sich maßgeblich. Dies stellt unter anderem einen Vorteil für den Mitarbeiter dar. Er bekommt in relativ kurzer Zeit Feedback und kann seine Abwesenheiten besser planen.

Was war im Hinblick auf die Einführungsphase aus Ihrer Sicht am anspruchsvollsten?

Nicht anspruchsvoll, aber zeitintensiv war die Schulung der Mitarbeiter. Es dauerte ca. ein Monat bis es keine Rückfragen mehr gab.

Können Sie sich vorstellen, weitere Webmodule einzuführen?

Ja, z.B. das Webantragswesen für Buchungen können wir uns sehr gut als weitere Funktion vorstellen.

Wenn Sie die Projektumsetzung der ACCENON in einem Satz beschreiben müssten, was würden Sie sagen?

ACCENON hat das Projekt unkompliziert, schnell und reibungslos umgesetzt.

Vielen Dank für den Einblick und die gute Zusammenarbeit!

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