Texa - Diagnose on Point
Auf einen Blick
- Ausgangspunkt: Hoher Verwaltungsaufwand, manuelle Prozesse und hohe Softwarekosten in der Zeiterfassung
- Ziel: Integration neuer Zeiterfassungssoftware und Digitalisierung von Personalprozessen und Abwesenheitsplanung
- Integration neuer Zutrittskontrolle
Hoher Verwaltungsaufwand, zeitfressende Personalprozesse, regelmäßige Update- und Supportkosten. Leider ist dieser Zustand in vielen Unternehmen immer noch gang und gäbe. So war es auch bei der Fa. TEXA am Standort Langenbrettach. Trotz einer bereits eingesetzten Zeiterfassungssoftware ließ die Produktivität im Personalmanagement zu wünschen übrig. Das sollte sich schleunigst ändern.
Das Projektziel war die Einführung einer neuen Softwarelösung, die neben der Zeiterfassung ebenfalls bestehende Personalprozesse wie Abwesenheitsplanung und Auswertungen digitalisiert. Zudem sollte die mechanische Schließanlage gegen ein Zutrittskontrollsystem ersetzt werden. Die Wahl fiel auf die Softwarelösung der ACCENON, die alle Anforderungen zentral über eine Software abdeckt.
Wir werfen einen kleinen Blick hinter die Fassade und nehmen die Personalprozesse der Fa. TEXA unter die Lupe. Einige externe Mitarbeiter haben ihre Zeiten bis dato nachträglich an das Personal übermittelt. Diese mussten anschließend manuell in die Software eingetragen werden. Dieser Ablauf stellte sich als sehr zeitaufwändig und fehleranfällig heraus. Bei den Gesprächen wurde schnell klar, dass die mobile Zeiterfassung via Webterminal der optimale Lösungsansatz ist.
Weiterhin war das Reporting ein wichtiger Baustein im Projekt. Vor allem für die Produktionsplanung. Bisher war es softwareseitig nicht möglich, die für einzelne Aufträge investierte Produktionszeit der Mitarbeiter zu ermitteln. Um hier zukünftig produktiver und kosteneffizienter zu arbeiten, hat sich die Fa. TEXA für den Kostenstellen- und Projektwechsel entschieden. Durch eigene Benutzerkonten im Webportal kann jeder Mitarbeiter seine Zeit auf eine beliebige Kostenstelle oder ein Projekt buchen. Anschließend können individuelle und umfangreiche Auswertungen erstellt werden.
Bei der bisherigen Abwesenheitsplanung ist aufgefallen, dass sehr viele Personen in den Prozess involviert waren. Typischer Anwendungsfall ist der Urlaubsantrag. Dieser wurde in Papierform an den Vorgesetzten weitergereicht. Nach der Unterschrift durch den Vorgesetzten ist der Antrag schließlich im Personalbüro gelandet. Zu guter Letzt erfolgte der manuelle Eintrag in die Software. Bei der Vorstellung des Antragswesens wurde dieser Workflow digital abgebildet. Die Fa. TEXA erkannte direkt, dass der Prozess schneller und einfacher als bisher abläuft. Hochgerechnet auf alle Anwender ergibt sich eine enorme Zeitersparnis.
Die Zutrittskontrolle hat für die Fa. TEXA einen großen Stellenwert. Schlüssel gehen leicht verloren und stellen ein Sicherheitsrisiko dar. Sowohl im Innenbereich als auch im Außenbereich wurden insgesamt fünf Türen ausgemacht, die es abzusichern galt. Vier davon in Form der elektronischen Türdrücker CX2172 und CX2174 des Hardwarepartners Datafox. Da diese Geräte per Funk kommunizieren, ist keine Verkabelung notwendig. Zugleich ist ein RFID-Leser für die Prüfung der Zutrittsberechtigung integriert. Letzteres wird durch Zeitprofile ermöglicht, die der HR-Manager zentral in der Software von ACCENON verwaltet.
Der Haupteingang brachte eine besondere Anforderung mit sich, da hier Zeiterfassung und Zutrittskontrolle aufeinandertreffen. Gemeinsam mit der ACCENON wurde die passende Lösung gefunden. Über das Datafox Multifunktionsterminal EVO 4.3 werden die Stempelungen der Mitarbeiter aufgenommen. Da das Gerät mit dem elektronischen Türöffner verkabelt ist, wird gleichzeitig die Zutrittsberechtigung geprüft. Beide Prozesse werden mit nur einem RFID-Chip durchgeführt.
Nachdem mit der Projekteinführung gestartet werden konnte, setzte sich das Projektmanagement der ACCENON mit Herrn Greco, dem Projektleiter der Fa. TEXA, in Verbindung. Ziel des Gesprächs war es, die Termine der einzelnen Dienstleistungen abzustimmen. Von der Erstinstallation über Schulungstermine bis hin zum Produktivbetrieb und Rollout der Software von ACCENON.
Nach der Serverinstallation erfolgte die Erstschulung der Zeiterfassung vor Ort in Langenbrettach durch den Consultant der ACCENON. Schulungsinhalte waren die Stammdatenpflege und Anlage der Zeitmodelle. Erste Einstellungen konnten bereits am Live-System vorgenommen werden.
In der Zwischenzeit wurden die Netzwerkdaten ermittelt, die für die Konfiguration der Zeit- und Zutrittsterminals erforderlich sind. Weiterhin hat sich die Fa. TEXA dazu entschieden, die beiden Zeiterfassungsterminals mit einem individuellen Look zu versehen. Das selbst entworfene Layout wurde im Verbund mit der Fa. Datafox auf die Glasoberfläche aufgebracht. Dadurch strahlen die beiden Zeiterfassungsterminals nun im eigenen Firmendesign.
Nach Einrichtung und Versand der Hardware, erfolgte die kundenseitige Montage. Das Service-Team übernahm die Terminalanbindung in der ACCENON-Software per TeamViewer. Die Geräte waren nun betriebsbereit und die ersten Stempelungen wurden durchgeführt. Es folgte eine kurze Testphase, in der das Hauptaugenmerk auf den Bewegungsdaten lag. Durch die Zeit- und Zutrittsbuchungen sind erste Live-Daten im System. Im Hause der Fa. TEXA hat man sich zu einem Zweittermin getroffen, um Korrekturen der Bewegungsdaten vorzunehmen und letzte offene Fragen zu klären. Dem Go-Live stand nichts mehr im Wege. Die Software von ACCENON ging in den Produktivbetrieb und die Einführung konnte erfolgreich abgeschlossen werden.
Jedes Projekt ist einzigartig und auch dieses Projekt war für mich eine Bereicherung. Vor allem die Kommunikation mit meinem Projektpartner war vorbildlich.
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Mitte dieses Jahres wurde das Projekt zur Einführung eines neuen Zeit- und Zutrittssystems gemeinsam gestartet und umgesetzt. Was hat letztendlich den Ausschlag bei der Entscheidung für die ACCENON gegeben?
Als Projektleiter ist es meine Aufgabe, das Projekt unter Berücksichtigung der vorhandenen Ressourcen zu planen. Dabei haben die Aspekte Leistung, Kosten und Zeit eine wichtige Rolle, vor allem bei der Auswahl der Projektpartner. Bei einem Meeting in unserem Hause, wurde den möglichen Projektpartner unser Lastenheft vorgestellt. Im Meeting mit Herrn Dobmeier wurde schnell klar, dass die Firma ACCENON die benötigte Leistung erbringen kann. Auch beim Faktor Zeit, erwies sich vor allem durch die kurze Entfernung zwischen den Unternehmen und den daraus resultierenden kurzen Reaktionszeiten, ACCENON als bester Partner für das bevorstehende Projekt.
Neben der Zeit.NET wurde ebenfalls das Webportal eingeführt, um Personalprozesse mobil zu machen und digital abzubilden. In Ihrem Fall betrifft das unter anderem Mitarbeiter im Messebetrieb und Homeoffice. Wie haben Sie die externen Mitarbeiter in den Workflow integriert?
Das neue System sollte dem heutigen Stand der Technik und Gesetze entsprechen. Dank VPN Verbindung und einem Webportal mit hoher Usability, haben auch externe Mitarbeiter Zugriff auf ihre Mitarbeiterprofile.
Abwesenheiten (z.B. Urlaub- und Gleitzeitanträge) wurden bis dato von den Mitarbeitern in Papierform beantragt und nach dem Freigabeprozess händisch von der Personalabteilung eingetippt. Durch das Antragswesen werden diese Anträge mittlerweile digital an die Vorgesetzten gestellt. Wie sind Ihre bisherigen Erfahrungswerte im Arbeitsalltag?
Einer der Hauptziele des Projektes war, durch das neue System, Prozesse rund um die Abwesenheiten zu verbessern und zu beschleunigen. Vor allem beanspruchte der alte Prozess bezüglich der Verwaltung von Abwesenheiten zu viele Ressourcen. Das neue System hat im Arbeitsalltag für mehr Transparenz, eine bessere Ressourcenplanung und eine schnellere papierlose Verwaltung der Abwesenheiten gesorgt.
Die Mitarbeiter in der Produktion buchen ihre Zeiten auf Projekte und Kostenstellen. Wie greifen die Mitarbeiter auf das Webportal zu?
Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf einem Client und somit jederzeit die Möglichkeit, das Webportal zu verwenden.
Durch eigene Benutzerkonten werden die Personalprozesse transparent. Wie ist die Resonanz der Mitarbeiter?
Nach anfänglicher Skepsis, die meistens bei Veränderungen im Arbeitsalltag Vorrang hat, nehmen auch die Mitarbeiter die Vorteile des neuen Systems wahr.
Konnten Sie bereits ermitteln, welche Zeitersparnis mit der Software von ACCENON erzielt wurde?
Gerade bei der Verwaltung der Abwesenheiten liegt es auf der Hand, dass eine große Zeitersparnis erzielt wurde.
Sie haben sich dazu entschieden, neben der Zeiterfassung auch eine Zutrittskontrolle einzuführen. Insgesamt vier Türen werden per Funksystem mit elektronischen Türdrückern gesteuert. Geben Sie uns einen kurzen Einblick, wie Sie die Berechtigungen verwalten.
In der Zeit.NET können mehrere Zutrittsprofile erstellt werden. In den Profilen kann genau definiert werden, welche Türen für diese Profile zugänglich sein sollen. Dadurch ist es möglich, die Berechtigungen für die Mitarbeiter individuell anzupassen.
Ein paar Worte zu der Einführungsphase. Von der Installation bis hin zum Go-Live. Hätte aus Ihrer Sicht etwas besser laufen können?
Jedes Projekt ist einzigartig und auch dieses Projekt war für mich eine Bereicherung. Vor allem die Kommunikation mit meinem Projektpartner war vorbildlich. Dennoch war aus meiner Sicht, die Kommunikation zwischen den Stakeholder nicht ausreichend. Darauf werde ich persönlich beim nächsten Projekt mein Augenmerk richten.
Wenn Sie die Projektumsetzung der ACCENON in einem Satz beschreiben müssten, was würden Sie sagen?
Der Erfolg eins Projekts und dessen Umsetzung liegt darin, sich auf Augenhöhe zu treffen, um dadurch das Ziel aus dem gleichen Blickwinkel zu betrachten.
Vielen Dank für den Einblick und die gute Zusammenarbeit!
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Jan Wiering
Account Manager