Informationen zur eAU
Informationen zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Spätestens seit 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für Arbeitgeber ein wichtiges Thema. Erfahren Sie alles Wissenswerte zur Umsetzung der eAU über ACCENON.
Aktuelle Informationen zur elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Hier finden Sie detaillierte Informationen zu erforderlichen Angaben, Regeln und Einstellungen, sowie Anleitungen zu deren Umsetzung.
Die erforderliche Systemprüfung haben wir erfolgreich durchlaufen und die Zertifizierung vom Gesetzgeber erhalten. Das eAU-Modul ist seit Juli 2023 released und ist bereits bei einigen unserer Kunden im Einsatz.
Sie möchten das eAU-Modul ebenfalls in Ihre ACCENON Zeiterfassung einbinden? Kontaktieren Sie unseren Vertrieb zur Angebotserstellung unter vertrieb@accenon.de.
Stammdaten
Im Mandantenstamm gibt es neue Eingabefelder für die eAU.
Neben Betriebsnummer und Kontaktdaten haben Sie außerdem ein Feld für die „Anzahl der Tage der Nachweispflicht“. Hier muss eingetragen werden, ab welchem Krankheitstag die Mitarbeiter verpflichtet sind, zum Arzt zu gehen. Dieses Feld finden Sie auch im Mitarbeiterstamm. Ist beim Mitarbeiterstamm etwas eingetragen, zählt dieser Eintrag, ansonsten gilt der Eintrag aus dem Mandanten.
Im Mitarbeiterstamm gibt es eine neue Registerkarte für die eAU Daten.
Außer dem abweichenden Zeitraum der Nachweispflicht sind hier alle Felder für die Bearbeitung gesperrt. Das ist der Tatsache geschuldet, dass wir verpflichtet sind, diese Daten aus dem Entgeltabrechnungsprogramm zu übernehmen. Hierfür haben wir eine Übernahmeschnittstelle entwickelt.
Erfassen der anzufragenden Krankheitszeiträume
Laut Gesetz sind Mitarbeiter dazu verpflichtet, im Betrieb anzurufen, sobald sie beim Arzt waren und wissen, dass sie krankgeschrieben sind. Wurde die Personalabteilung informiert, kann die Krankheit in der Zeiterfassung im Personenkalender eingetragen werden:
Die drei im Bild markierten Buchungsschlüssel lösen eine eAU Meldung aus. Zusätzlich zur Abbildung, finden Sie hier die entsprechenden Buchungsschlüssel:
- AU bei stationärer Krankenhausbehandlung Krankenkasse
- AU wegen Arbeitsunfall und Berufskrankheiten
- AU wegen Krankheit Vertragsarzt / Vertragszahnarzt
Wurde einer dieser drei gewählt, muss man außerdem noch bestätigen, dass die Krankheit gemeldet wurde:
Hinweis zum Wartungspaket
Die Anfrage bei den Krankenkassen darf nur für gesetzlich Versicherte erfolgen, daher sind die drei Buchungsschlüssel nicht erlaubt für Mitarbeiter/innen, die privat versichert sind.
eAU Einstellungen
In dieser Einstellungsmaske können Grundeinstellungen, die für die eAU benötigt werden, eingetragen werden. Hier werden die Daten des Dateierstellers inklusive Ansprechpartner eingetragen. Außerdem wird hier angegeben, in welchem Pfad das Programm dakota.ag installiert wurde, das zur Verschlüsselung der Daten und für die Kommunikation mit den Datenannahmestellen genutzt wird.
Zusätzlich können hier die Buchungsschlüssel zugeordnet werden, die die getätigten Buchungen nach erfolgreicher Rückmeldung von der Krankenkasse bekommen sollen. Die Einstellung „Abweichende Zeiträume automatisch übernehmen“ sorgt dafür, dass bei Abweichungen zwischen gemeldeten Zeiträumen und den Zeiträumen in der Rückmeldung, automatisch die von der Krankenkasse übermittelten Zeiträume eingetragen werden.
eAU Aufträge
In der Maske eAU Aufträge kann man sich die Aufträge anzeigen lassen und durch Doppelklick auf einen Auftrag dann die Details zum Auftrag sehen:
Im folgenden Beispiel sieht man, dass das zurückgemeldete Ende-Datum abweicht. Ist in den Einstellungen nicht gesetzt, dass die Abweichungen automatisch übernommen werden sollen, kann man dies hier noch anstoßen. Je nach aktuellem Status des Auftrages, kann er hier auch noch storniert werden oder gegebenenfalls zum erneuten Senden bereitgestellt werden, wenn 14 Tage lang keine Rückmeldung gekommen ist.
eAU Meldungen
Unter dem Menüpunkt „eAU Meldungen“ hat man die Möglichkeit, wichtige Meldungen einzusehen und sich das Kurzprotokoll von Dakota anzeigen zu lassen.
ACHTUNG: Leider kann von der Zeiterfassung nur auf der Maschine, auf der Dakota.ag installiert ist (der Server, auf dem der Onlinedienst installiert ist) auf das Kurzprotokoll zugegriffen werden, da nicht rechnerübergreifend auf dakota.ag zugegriffen werden kann.
eAU Dateifolgenummer
Die Dateien, die an die Datenannahmestellen geschickt werden, werden mit einer aufsteigenden Nummer versehen. In dieser Maske kann man einsehen, welche Nummer zuletzt geschickt wurde und welche Rückmeldenummer zuletzt kam. Sollte es hier Unstimmigkeiten geben, kann man sich die Kontaktdaten der Datenannahmestellen über den Link anzeigen lassen, um Fragen klären zu können.
Voraussetzungen für die Nutzung von dakota.ag
Wie bereits erwähnt, wird für die Kommunikation mit den Datenannahmestellen und die Verschlüsselung der Daten das Programm dakota.ag genutzt. Die dafür nötige Lizenz erhalten Sie von der ACCENON GmbH!
Was Sie noch benötigen ist eine abweichende Absendernummer, damit sich unterschiedliche Systeme nicht in die Quere kommen. Bitte beantragen Sie diese. https://www.itsg.de/gesonderte-absendernummer/
Zusätzlich wird dann noch ein Zertifikat für die Nutzung von dakota.ag benötigt.
Dakota.ag muss auf dem Server installiert werden, auf dem der Onlinedienst läuft, da leider nicht rechnerübergreifend auf das Programm zugegriffen werden kann. Der Onlinedienst prüft regelmäßig (Zeitsteuerung kann von Ihnen eingestellt werden), ob Aufträge vorhanden sind und startet die Kommunikation mit den Datenannahmestellen über dakota.
Technische Informationen
Die farbig markierten Felder sind die Mindestanforderungen, die für die Erstellung der eAU vorgeschrieben sind.
Wenn gewünscht, kann auch der komplette Standard-Mitarbeitersatz vom ERP System in diesem Zuge übernommen werden. Sprechen Sie uns bitte an, um zu klären, welche Daten noch übernommen werden sollen.
| Spaltenname | Beschreibung | Format/Besonderheit |
| PEFINR | Mandantennummer | Num |
| PENR | Personalnummer | Num |
| PEVNAME | Vorname | |
| PENAME | Nachname | |
| EMNAMEVORSATZ | Namensvorsatz | |
| EMNAMEZUSATZ | Namenszusatz | |
| EMNAMETITEL | Titel | |
| EMVERSNR | Versicherungsnummer | Pflicht bei ges. versicherten |
| EMGEBNAME | Geburtsname | Pflicht, wenn vorhanden |
| PEGEB | Geburtstag | TT.MM.JJJJ |
| EMGEBURTSORT | Geburtsort | |
| EMGESCHLECHT | Geschlecht M = Männlich W = Weiblich D = Divers X = Undefiniert | |
| EMSTAAT | Staatsangehörigkeit | |
| PEEIN | Eintrittsdatum | TT.MM.JJJJ |
| PEAUS | Austrittsdatum (falls vorhanden, ansonsten leer) | TT.MM.JJJJ |
| EMKRANKENKASSE | Aktuelle Betriebsnummer der Krankenkasse | 8 Stellen Num |
| EMKKART | 1 = gesetzlich 2 = anderweitig | |
| PEGUELTIG_AB | Gültigkeitsdatum, ab dem der Satz gilt. Wird dieses Feld weggelassen, so wird programmintern geprüft, ob es zur aktuellen Mitarbeitergültigkeit Änderungen gibt. Ist dies der Fall, wird eine neue Gültigkeit mit dem aktuellen Tagesdatum angelegt. | TT.MM.JJJJ |
Die Felder, die übergeben werden, müssen im Kopf definiert werden. Felder, die nicht übergeben werden sollen, können entsprechend entfallen. Benötigt wird eine csv Datei, mit Semikolon getrennt.
Beispiel:
Können Sie die notwendigen Daten aus dem Lohnprogramm zur Verfügung stellen? Dann kontaktieren Sie uns bitte unter vertrieb@accenon.de für ein Angebot über das Modul. Alternativ für alle Kunden die uns bereits zum Thema eAU kontaktiert haben und eine Ticket-Nr. besitzen: Bitte nutzen sie das entsprechende Ticket für weitere Nachfragen.
Die Informationen auf dieser Seite spiegeln den aktuellen Stand der eAU und deren Umsetzung durch ACCENON wieder. Sollten Änderungen vorgenommen werden, sich Anforderungen ändern oder sich sonstige Entwicklungen ergeben, informieren wir Sie selbstverständlich umgehend.