Arten der Zeiterfassung: Wie lässt sich Arbeitszeit erfassen?

Arten der Zeiterfassung

Arten der Zeiterfassung: Wie lässt sich Arbeitszeit erfassen?

Wer nicht gerade auf Basis von Vertrauensarbeitszeit beschäftigt ist, muss seine Arbeitszeit irgendwie erfassen – besonders seit der Einführung des Mindestlohns. Auf welche Art die Zeiterfassung erfolgt, wird vom Gesetzgeber nicht vorgegeben. Ob diese also elektronisch oder handschriftlich passiert, ist dem Unternehmen selbst überlassen.

Gepostet: 21. November 2018

Autor: Sarah Thum

Kategorie: Human Resources

Lesezeit: 3 Minuten

In der Pflicht ist in Sachen Zeiterfassung allerdings der Arbeitgeber. Er muss sicherstellen, dass die Aufzeichnungspflicht in den vorgeschriebenen Fällen eingehalten wird. Es ist also ratsam, den Mitarbeitern ein geeignetes Tool für die Zeiterfassung zur Verfügung zu stellen und die erfassten Zeiten in regelmäßigen Abständen zu überprüfen. Aber welche Möglichkeiten der Zeiterfassung gibt es überhaupt?

#1 Arten der Zeiterfassung: Stundenzettel

Ganz klassisch und seit vielen Jahren bewährt ist der gute alte Stundenzettel. Einmal eine passende Vorlage erstellt, lassen sich mit wenig Aufwand und zumindest auf den ersten Blick kostengünstig die Arbeitszeiten erfassen. In einer Zeit, in der der Begriff Nachhaltigkeit allerdings in aller Munde ist, muss man sich fragen, ob diese Art der Zeiterfassung tatsächlich noch zeitgemäß ist. Der Papierverbrauch ist vor allem beim Einsatz in größeren Unternehmen immens. Das schadet der Umwelt und kostet Geld – oft Gründe, warum auf elektronische Varianten der Zeiterfassung umgeschwenkt wird. Ebenfalls nicht zu unterschätzen ist der Verwaltungsaufwand. Die Stundenzettel der Mitarbeiter müssen häufig noch händisch weiterverarbeitet und natürlich über einen gewissen Zeitraum aufbewahrt werden. Das sorgt für volle Ordner und Schränke. Ein Stundenzettel kann verloren gehen und es kann aufgrund von unleserlicher Schrift zu zeitaufwändigen und unnötigen Rückfragen kommen – wertvolle Zeit, die Sie am Ende ebenfalls Geld und auch Nerven kostet.

#2 Arten der Zeiterfassung: Excel-Tabelle

Flexibler und dennoch kostengünstig ist man in der Zeiterfassung mit einer Excel-Tabelle. Ähnlich wie beim Stundenzettel muss man hier einmalig Zeit investieren und eine Vorlage erstellen oder im Internet nach einer passenden Tabelle suchen. Je nachdem wie fit man in Excel ist, lässt sich so eine umfassende und gut bedienbare Vorlage erstellen. Nicht zu unterschätzen ist dabei jedoch die hohe Fehleranfälligkeit aufgrund der vielen manuellen Eingaben.

Voraussetzung für diese elektronische Variante der Zeiterfassung ist darüber hinaus, dass alle Mitarbeiter Zugriff auf einen PC haben, um dort ihre Daten zu erfassen. In der klassischen Excel-Tabelle – sollte nicht auf eine Cloud-Lösung zurückgegriffen werden – kann dabei immer nur eine Person arbeiten. Mögliche Folge: Versionschaos wie bei vielen elektronischen Dokumenten, die mehrere Personen bearbeiten. Und zuletzt bleibt auch bei der Excel-Tabelle der Verwaltungsaufwand, denn die Daten müssen abgelegt und meist noch einmal in weitere Systeme übertragen werden.

Arten der Zeiterfassung

#3 Arten der Zeiterfassung: Zeiterfassung mit Hardware-Terminal

Heute in vielen Unternehmen Standard ist die Zeiterfassung über Hardware-Terminals, die in Form von „Stempelanlagen“ an zentralen Punkten im Unternehmen installiert sind und sich über eine Zeiterfassungssoftware bedienen lassen – oft auch verknüpft mit der Zutrittskontrolle. Die Mitarbeiter sind dann mit RFID-Transpondern oder RFID-Karten ausgestattet und können so beim Kommen und Gehen ihre Zeit erfassen, ihr Zeitkonto einsehen und häufig auch weitere Informationen wie etwa den Resturlaub abrufen. Entsprechende Zeiterfassungssysteme erleichtern dabei nicht nur den Mitarbeitern den Arbeitsalltag und verhindern Fehler, sondern unterstützen auch die Personalabteilung im Tagesgeschäft. Das händische Weiterverarbeiten der Arbeitszeitdaten sowie die Ablage entfallen. Was bleibt sind dennoch Urlaubsanträge, vergessene Buchungen oder Krankheitstage, die von der Personalabteilung ins System eingepflegt werden müssen.

#4 Arten der Zeiterfassung: Webbasierte & Mobile Lösung

Genau an diesem Punkt setzen webbasierte Zeiterfassungslösungen an. Häufig werden diese gemeinsam mit Hardware-Terminals eingesetzt, sie können aber auch alleine stehen. Dann stempeln die Mitarbeiter nur über ein virtuelles Terminal direkt am PC. Der Vorteil: Die elektronische Zeiterfassung wird so zum einen auch für Mitarbeiter möglich, die nicht vor Ort im Unternehmen arbeiten, sondern im Außendienst, auf Dienstreise oder im Homeoffice. Zum anderen können die Mitarbeiter viele Vorgänge, die normalerweise die Personalabteilung wertvolle Zeit kosten, selbst erledigen. So lassen sich Buchungsübersichten einsehen und ausdrucken, Urlaub einreichen, genehmigen oder auch stornieren. Ebenso lässt sich häufig auch die Erfassung von Projektarbeitszeit leicht erfassen. Webbasierte Lösungen können über den Webbrowser, eine Cloud oder mittlerweile teilweise auch über eine App aufgerufen werden. Ähnlich wie beim Einsatz der Excel-Tabelle benötigen für den erfolgreichen Einsatz von webbasierten Lösungen alle Mitarbeiter einen Zugang zu einem PC. In Produktion, Lager oder anderen Bereichen ohne alltägliche Arbeit am PC lässt sich allerdings ein zentraler Rechner, Laptop oder auch ein Tablet installieren, über den oder das die Mitarbeiter mit ihrem eigenen Login die entsprechenden Eintragungen vornehmen können.

Fazit: Welche Art der Zeiterfassung ist die richtige?

Jede der hier vorgestellten Varianten der Zeiterfassung hat ihre Berechtigung und dabei Vor- sowie auch Nachteile. Je komplizierter die verschiedenen Arbeitszeitmodelle und je größer ein Unternehmen, desto schwieriger wird der Einsatz von händischen Methoden wie Stundenzettel und Excel. Hier hat sich spezielle Zeiterfassungssoftware mittlerweile bewährt. Diese ist aufwendiger in der Einführung und bedarf einiger Vorbereitung. Ist sie jedoch einmal installiert, erleichtert sie den Arbeitsalltag der Mitarbeiter und vor allem der Personalabteilung enorm. Besonders die webbasierten Lösungen können durch ihre Selbstbedienungsfunktionen – aktuell in aller Munde ist das Buzzword Employer Self Service – Arbeitserleichterung verschaffen. Kann man allerdings den erhöhten Verwaltungsaufwand in Kauf nehmen, können manuelle Varianten der Zeiterfassung eine kostengünstige, wenn auch eher fehleranfällige Alternative sein.

Wie erfassen Sie in Ihrem Unternehmen die Arbeitszeit? Sind Sie mit Ihrem Modell zufrieden? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen!

Bildquellen: Stanislaw GregorIvan ZhukevichJESHOOTS.com & rawpixel

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