Zeitmanagement in der Vorweihnachtszeit: Tipps für einen erfolgreichen Jahresabschluss

Zeitmanagement in der Voreihnachtszeit

Zeitmanagement in der Vorweihnachtszeit: Tipps für einen erfolgreichen Jahresabschluss

Für viele ist die Weihnachtszeit und damit der Jahresendspurt alles andere als besinnlich. Projekte müssen abgeschlossen, letzte Ziele erreicht und ganz nebenbei sollen Geschenke besorgt, Weihnachtsfeiern besucht und die Feiertage geplant werden. Da kommt selbst bei gut organisierten Menschen eher Stress als weihnachtliche Stimmung auf. Damit Sie Ihr Jahr erfolgreich und möglichst entspannt abschließen, haben wir Tipps für Ihr Zeitmanagement in der Vorweihnachtszeit zusammen gestellt.

Gepostet: 06. Dezember 2018

Autor: Sarah Thum

Kategorie:  Human Resources

Lesezeit: 4 Minuten

Zeitmanagement in der Vorweihnachtszeit #1: Bestandsaufnahme

Die Basis für ein erfolgreiches Zeitmanagement in der Vorweihnachtszeit ist eine Bestandsaufnahme. Was also muss bis zum Jahreswechsel erledigt werden? Schreiben Sie es sich auf! Das klingt erstmal banal, ist aber ein essentieller Schritt in Sachen Stressvermeidung und erfolgreichem Stressmanagement. Denn was schriftlich fixiert ist, geht nicht unter und kann vorerst aus dem Kopf gestrichen werden. Außerdem vermeiden Sie damit Stress aufgrund vergessener Aufgaben, die innerhalb kürzester Zeit erledigt werden müssen.

Zeitmanagement in der Vorweihnachtszeit (3)

Zeitmanagement in der Vorweihnachtszeit #2: Priorisierung & Planung

Alle Aufgaben und To Do’s sind schriftlich fixiert. Jetzt geht es an die Priorisierung: Was ist wichtig und vor allem dringlich? Was würden Sie grundsätzlich ganz gerne noch vor Weihnachten erledigen, es könnte aber letztendlich auch bis ins nächste Jahr warten? Geben Sie jeder einzelnen Aufgabe eine Wichtigkeit von 1 bis 4 und teilen Sie sich Ihre Arbeitszeit entsprechend ein. Den wichtigsten Aufgaben mit Priorität 1 widmen Sie also die meiste Zeit und erledigen sie auch als erstes. Aufgaben mit Priorität 4 können erst einmal warten. Eine Möglichkeit, wie Sie sich die Zeit einteilen können, ist nach der 40-30-20-10 Regel. Hier widmen Sie sich 40 Prozent Ihrer Zeit den wichtigsten Aufgaben. Aufgaben mit Priorität 2 bekommen 30 Prozent Ihrer Zeit und so weiter.

Planen Sie dabei am besten nicht nur die Aufgaben insgesamt grob ein, sondern nehmen Sie sich jeden Morgen ein bisschen Zeit, um die Aufgaben des Tages sowie Ihre Priorisierung festzulegen.

Zeitmanagement in der Vorweihnachtszeit #3: Realistische Ziele setzen

Häufig entsteht Stress nicht nur durch falsche Planung oder vergessene Aufgaben, sondern ganz besonders durch zu hoch gesteckte Ziele, bei denen der Weg zum Ziel nicht richtig definiert wurde. Natürlich wollen wir Sie nun nicht dazu ermuntern, Ihre Ziele möglichst niedrig zu setzen, aber realistisch sollen sie eben schon sein. Eine mittlerweile bewährte Methode der Zielformulierung ist die SMART-Methode, die Sie sicher bereits kennen. Ziele müssen demnach

S Spezifisch: Ziele sollen möglichst eindeutig und präzise formuliert werden.

M Messbar: Das Erreichen des Ziels muss messbar sein.

A Erreichbar (engl. achievable): Das Ziel sollte für Sie erreichbar und erstrebenswert sein.

R Realistisch: Das Ziel sollte für Sie realisierbar sein.

T Terminiert: Das Ziel hat ein konkretes Enddatum, das zu Beginn festgelegt wird.

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Zeitmanagement in der Vorweihnachtszeit #4: Pausen machen

Der Stresspegel steigt, der Termindruck wächst und die Pausen werden weggelassen – diese Zeit kann man ja effektiver nutzen. Ein großer Fehler, den leider viele im vorweihnachtlichen Treiben machen, weil ihnen buchstäblich die Zeit davon läuft. Der Glauben, dass durch durchgearbeitete Pausen mehr Zeit bleibt bzw. Aufgaben schneller erledigt werden, ist jedoch ein Trugschluss. Denn gerade gut genutzte und vor allem regelmäßige Pausen machen einen Arbeitstag erst richtig produktiv. Nehmen Sie sich also Zeit zum Durchatmen!

Eine Möglichkeit, Pausen in seinen Arbeitsalltag einzubauen und konzentrierter zu arbeiten ist mit der Pomodoro-Technik. Auch bei dieser startet man damit, seine Aufgaben schriftlich zu fixieren und dann die als nächstes anstehende Aufgabe zu markieren. Danach stellt man sich einen Wecker auf 25 Minuten, in denen man diese markierte Aufgabe bearbeitet. Wichtig ist, dass dabei vollkommen konzentriert gearbeitet wird – es werden also alle externen Störfaktoren wie E-Mails, Social Media oder Telefon ausgeschaltet. Sobald der Wecker klingelt, steht eine 5-minütige Pause an, die man für sich nutzen kann. Danach geht es dann weiter mit den nächsten 25 Minuten konzentrierten Arbeitens. Nach vier “pomodori” ist es Zeit für eine längere Pause von 15-20 Minuten.

Am besten stehen Sie in Ihren Pausen kurz auf, lüften den Raum oder machen sogar einen kurzen Spaziergang. Kurz aus dem Fenster schauen und die Gedanken ziehen lassen, eine kleine Runde Yoga oder Dehnübungen für Nacken und Schultern können ebenfalls Wunder wirken.

Zeitmanagement in der Vorweihnachtszeit #5: Perfektionismus ablegen

Viele von uns tun sich schwer damit, Aufgaben nicht bis ins kleinste Detail durchdacht und bearbeitet zu haben. Der Perfektionismus in unserer Gesellschaft wächst und damit auch der Druck, tatsächlich immer alles perfekt machen zu müssen. Gerade jetzt, wenn viele Aufgaben brennen und zum Jahresende fertig sein müssen, können Sie üben, etwas Perfektionismus abzulegen. Gerade bei Aufgaben, denen Sie eine geringere Priorität zugeordnet haben, reichen vielleicht auch einmal nur 70 oder 80 Prozent. Sie werden sehen, dass sich das Ergebnis noch immer sehen lassen kann.

Zeitmanagement in der Vorweihnachtszeit #6: Nein-Sagen und Delegieren

Gerade wenn Sie Schwierigkeiten damit haben, nein zu sagen, türmen sich häufig die Aufgaben auf Ihrem Schreibtisch. Denn so bekommt man von den Kollegen immer mehr zugewiesen, obwohl man dafür aktuell nicht die Kapazitäten hat. Gerade in der Weihnachtszeit, wenn man weiß, dass auch die Kollegen viel zu tun haben, ist es besonders schwer, für sich einzustehen. Versuchen Sie aber dennoch, in den nächsten Wochen keine neuen Aufgaben anzunehmen, die eigentlich nicht in Ihren Bereich fallen.

Wenn Sie Mitarbeiter unter sich haben, überlegen Sie sich zudem, ob alle Aufgaben auf Ihrem Tisch, tatsächlich von Ihnen selbst erledigt werden müssen oder ob es nicht einen Kollegen gibt, der Ihnen an manchen Stellen unter die Arme greifen kann.

Natürlich geht es nicht darum, den Kollegen nicht mehr zu helfen und alle nervigen Aufgaben an seine Mitarbeiter abzugeben – ein gutes Mittelmaß sollte es sein.

Zeitmanagement in der Vorweihnachtszeit

Fazit: So kommen Sie produktiv und entspannt durch die Weihnachtszeit

Die Vorweihnachtszeit und der Jahresendspurt sind und bleiben eine stressige Zeit, daran wird auch ein gutes Zeitmanagement nichts ändern können. Man kann aber sehr wohl durch Priorisierung und Organisation einiges bewirken und so wenigstens etwas entspannter durch den Dezember gehen. Und Stress ist bekanntlich subjektiv: Lassen Sie sich also nicht mitreißen, gönnen Sie sich ganz bewusst Pausen und bleiben Sie gelassen! Wir wünschen Ihnen eine besinnliche und erfolgreiche Weihnachtszeit!

Haben Sie weitere Tipps für ein erfolgreiches Zeitmanagement? Wie schaffen Sie all Ihre aktuell anstehenden Aufgaben, ohne die Gelassenheit zu verlieren? Wir freuen uns auf Ihre Erfahrungen in den Kommentaren!

Bildquellen:

Viktor Hanacek, STILkaboompics.comOleksandr Pidvalnyi

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