Vorteile einer Zeiterfassungssoftware – Warum sich eine Zeiterfassung für Sie lohnt

Vorteile einer Zeiterfassungssoftware

Vorteile einer Zeiterfassungssoftware – Warum sich eine Zeiterfassung für Sie lohnt

Digitalisierung, Prozessoptimierung, Fehlerreduktion – viele Unternehmen sind derzeit im Wandel. Früher oder später kommt hier auch das Thema einer elektronischen Zeiterfassung auf. Spätestens nach dem Urteil des Europäischen Gerichtshofs zur Pflicht der Arbeitszeiterfassung haben sich viele Unternehmen mit dem Thema beschäftigt. Doch bringt Ihnen der Einsatz einer Zeiterfassung wirklich etwas? Lohnt sich die Einführung in Ihrem Unternehmen? Die Vorteile einer Zeiterfassungssoftware haben wir im Folgenden für Sie zusammengefasst.

Gepostet: 23. Mai 2019

Autor: Emre Aydin

Kategorie:  Human Resources

Lesezeit: 4 Minuten

Vorteile einer Zeiterfassungssoftware #1: Überblick, Analysemöglichkeiten & Struktur

Mit einer Zeiterfassungssoftware können Sie genau sehen, wann Ihre Mitarbeiter in das Unternehmen kommen und es wieder verlassen. So können Sie die „Zuspätkommer“ oder „Überstundensammler“ direkt erkennen und wissen immer zeitaktuell, wer sich gerade im Unternehmen befindet. Auch Überstunden, Urlaubstage oder Gleitzeit können Sie in der Software immer im Blick behalten.

Sie können darüber hinaus in der Zeiterfassung einstellen, dass die Mitarbeiter auf Kostenstellen und Projekte buchen können. Damit können Sie genau analysieren, wie viel Zeit die Mitarbeiter für Ihre Aufgaben und die Prozesse in Ihrem Unternehmen benötigen.

Außerdem haben beispielsweise auch Schichtleiter immer die Übersicht über ihre Mitarbeiter und Schichten. Die Mitarbeiter lassen sich ganz einfach den verschiedenen Schichten zuordnen – und das entweder manuell oder automatisch durch die Software. In Kombination mit einer Personaleinsatzplanung lassen sich auch Schichtplanungen vollautomatisiert durchführen, die dann später direkt in die Zeiterfassung übertragen werden können.

Vorteile einer Zeiterfassungssoftware # 2: Aktualität & Korrektheit

Durch eine Zeiterfassung haben Sie eine minutengenaue Zeitkontenanzeige. So sehen Sie beispielsweise, wie viele Überstunden sich bei Ihnen oder Ihren Mitarbeitern angesammelt haben ohne lästiges händisches Zutun. Damit können Sie sich auch sicher sein, dass die Daten jederzeit korrekt angezeigt werden.

Und wie oft ist schon vorgekommen, dass der Feierabend ruft und Sie nach Hause gehen, aber nicht mehr daran denken, Ihre Arbeitszeit zu notieren. Wann das genau war, können Sie am nächsten Tag kaum rekonstruieren. Um so etwas zu vermeiden, können Sie einfach Ihre Zeiten in der Software buchen und haben so alles korrekt im System.

Und wenn Sie oder die Kollegen das Stempeln doch einmal vergessen, lassen sich Buchungskorrekturen unkompliziert über eine Weblösung beantragen und bearbeiten – zeitraubende Anrufe, E-Mails und Papieranträge bei vergessenen Buchungen gehören so der Vergangenheit an.

Vorteile einer Zeiterfassungssoftware #3: Einfache Urlaubsplanung

Sie nutzen noch Papieranträge und Excel für die Urlaubsplanung? Mit einer Zeiterfassungssoftware können Sie ganz einfach vom Browser aus oder auch mobil am Handy einen Urlaubsantrag stellen und auch als Vorgesetzter oder in der Personalabteilung direkt bearbeiten. Dadurch erhalten die Mitarbeiter in sehr kurzer Zeit von Ihrem Vorgesetzten die Rückmeldung, ob der Urlaub genehmigt oder abgelehnt wird. Gleichzeitig haben die Vorgesetzten die Übersicht, welcher Mitarbeiter anwesend oder abwesend ist. Das Papierchaos, in dem gerne mal ein Antrag unter geht oder sich ein Fehler einschleicht, hat also endlich ein Ende.

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Vorteile einer Zeiterfassungssoftware #4: Transparenz & Datenschutz

Die Mitarbeiter haben über eine Weblösung jederzeit die Möglichkeit, ihre eigene Leistung einzusehen z. B von einem Monat oder einem ganzen Jahr. Hier lassen sich nicht nur Krankheitstage und Überstunden nachvollziehen, auch Projektarbeitszeiten lassen sich schnell und einfach analysieren. Vorgesetzte können so natürlich auch die Teamperformance mit wenig Aufwand beurteilen.

Eine Software, die den aktuellen Standards entspricht, bietet dabei selbstverständlich auch eine datenschutzrechtliche Absicherung, sodass die Daten sicher abgelegt und übertragen werden sowie nur von den berechtigten Personen eingesehen werden können.

Vorteile einer Zeiterfassung - Prozessoptimierung

Vorteile einer Zeiterfassungssoftware #6: Prozessoptimierung durch Schnittstellen

Eine Zeiterfassung ist eine Insellösung? Weit gefehlt! Viele Schnittstellen ermöglichen eine umfangreiche interne Prozessoptimierung. Es lassen sich automatisierte Übergabedateien einrichten, durch die Sie die benötigten Daten unkompliziert an andere Programme weiterleiten können.

Ein Beispiel: Die Endgeldabrechnung. Verknüpfen Sie die Zeiterfassung ganz einfach mit Ihrem Lohnprogramm. Sie können damit jede Zulage ohne Excel oder sonstige manuelle Vorgänge automatisch berechnen lassen. Dadurch können Sie die Lohnübergabe mit nur wenigen Klicks durchführen und sparen wertvolle Zeit.

Vorteile einer Zeiterfassungssoftware #6: Arbeitserleichterung durch Automatisierung

Mit einer Zeiterfassungssoftware lassen sich zahlreiche zeitraubende Vorgänge automatisieren. So können beispielsweise Zuschläge automatisch ins Lohnprogramm übertragen, verschiedenste Arbeitszeitmodelle hinterlegt, sodass hier kein händisches Eingreifen mehr notwendig ist oder auch Pausen automatisch abgezogen werden. Dies wird bei ACCENON über Rechenregeln gelöst, die es ermöglichen, die Zeiterfassung vollkommen zu personalisieren, sodass sie genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist. Nahezu jedes Zeiterfassungsszenario lässt sich damit abbilden und

Vorteile einer Zeiterfassung - Fehlerreduktion Papierchaos

Vorteile einer Zeiterfassungssoftware #7: Fehlerreduktion

Papierchaos und verschiedene Excel-Listen rauben nicht nur Zeit und Nerven, sondern sind auch fehleranfällig. Eine Zeiterfassungssoftware hilft Ihnen dabei, das Fehlerrisiko zu minimieren und Ihre Daten korrekt und vollständig zu halten. Auf die umfangreichen Berichte der Zeiterfassung, die Ihnen verschiedenste Auswertungen ermöglichen, ist also Verlass. Daneben sind es hier besonders die Schnittstellen, durch die korrekte Weitergabe der Daten garantiert wird, die Fehler im Personalmanagement auf ein absolutes Minimum reduzieren. So bleibt mehr Zeit für die wichtigen Dinge!

Vorteile einer Zeiterfassungssoftware #8: Zutrittsübersichten

Mit der Zeiterfassung können Sie einsehen, wer gerade anwesend ist – das hatten wir bereits erwähnt. Die Software lässt sich außerdem mit einer Zutrittskontrolle kombinieren, sodass Übersichten hier noch detaillierter möglich sind. Sollten Sie beispielsweise zeitaktuell eine Übersicht benötigen, wer z. B gerade im Lager ist, können Sie ganz einfach einen Zutrittsbericht drucken, der Ihnen anzeigt, wer gerade in diesem Raum ist oder war zu einem bestimmten Zeitpunkt war.

Die Zutrittskontrolle ermöglich zudem, dass Sie genau regeln können, welche Mitarbeiter in welchem Zeitraum die Türe nutzen dürfen. Hier lassen sich Tage und Uhrzeiten für die Mitarbeiter definieren, an dem Sie an bestimmten Türen die Zugangsberechtigung haben.

Vorteile einer Zeiterfassung - Fazit

Fazit: Lohnt sich die Einführung einer Zeiterfassungssoftware?

Wir sind Zeiterfasser – selbstverständlich empfehlen wir die Nutzung einer Zeiterfassungssoftware. Denn wir finden, die Vorteile sprechen für sich. Eine Zeiterfassung spart Kosten, reduziert Fehler, schafft Transparenz und Struktur – Sie hilft sowohl dem Arbeitnehmer und als auch Arbeitgeber. Und sollte die Pflicht der Zeiterfassung kommen, lohnt sich eine Auseinandersetzung mit einer elektronischen Lösung erst recht.

Dennoch sind wir der Meinung, dass jedes Unternehmen ganz unterschiedliche Anforderungen hat. Daher legen wir besonderen Wert darauf, dass wir Lösungen anbieten, die Sie genau mit diesen Anforderungen abholt. Unsere modulare Lösung bietet hier die optimale Voraussetzung. Melden Sie sich gerne unverbindlich bei uns und wir zeigen Ihnen unsere Software im Detail.

Wie sehen Sie das? Nutzen Sie bereits eine Zeiterfassung und sind zufrieden? Wir freuen uns auf Ihre Erfahrungen in den Kommentaren!

Bildquellen: Pixabay, Rawpixel.com, Lauren Mancke, Burst

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2019-06-13T14:54:53+02:00

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