Produktive Meetings: 5 Tipps für eine bessere Zusammenarbeit

Produktive Meetings - 5 Tipps

Produktive Meetings: 5 Tipps für eine bessere Zusammenarbeit

Gehören Sie auch zu den Menschen, die von einem Meeting zum nächsten hetzen und sich am Ende des Arbeitstags fragen, was Sie an diesem Tag überhaupt geschafft haben? Da sind Sie absolut nicht alleine! Die gute Nachricht: Sie können ab sofort diesem Gefühl aktiv entgegenwirken und mit einfachen, aber wirkungsvollen Maßnahmen Ihre Meetings produktiver gestalten und ergebnisorientierten Output generieren. Diese fünf Tipps helfen Ihnen dabei!

Gepostet: 04. Februar 2020

Autor: Sarah Thum

Kategorie:  Human Resources

Lesezeit: 3 Minuten

Die Basis: Zunächst – und das vorab, bevor wir in unsere fünf Tipps einsteigen – muss die Frage der Notwendigkeit der Meetings gestellt werden. Häufig sind es nämlich genau die sinnlosen Meetings, die am Ende des Tages unzufrieden machen. Fragen Sie sich daher immer, bevor Sie ein neues Meeting ansetzen oder einer Einladung zusagen, ob das betreffende Meeting wirklich notwendig ist. Definieren Sie das Ziel und überprüfen Sie, ob Sie dieses vielleicht auf einem anderen Weg effizienter erreichen können. Fragen Sie sich zudem, ob die eingeplanten Kollegen tatsächlich die richtigen Personen für die Absprachen sind. Müssen wirklich alle dabei sein?

Machen Sie außerdem immer mal wieder eine Bestandsaufnahme bei den regelmäßig stattfindenden Meetings – brauchen Sie diese wirklich, welchen Zweck erfüllen sie? Sollten Sie keinen konkreten Nutzen feststellen können, trennen Sie sich von den Terminen!

Produktive Meetings - 5 Tipps

Produktive Meetings #1: Das richtige Zeitmanagement

Meetings sind oft ohnehin Zeitfresser. Richtig schlimm wird es, wenn sie zeitlich ausufern und man einfach kein Ende findet, ständig überzieht und keinem roten Faden folgt. Hier hilft letztendlich nur eins: Konsequenz. Seien Sie konsequent in Ihrem Zeitmanagement und überziehen Sie ab sofort kein Meeting mehr. Besser noch: Schaffen Sie Zeitdruck, in dem Sie Meetings bewusst kürzer ansetzen als gewohnt. Denn Sie kennen es sicher selbst, unter Zeitdruck arbeiten wir noch einmal deutlich schneller und effizienter.

Unterstützend in Sachen Zeitmanagement kann ein Timer wirken, der gut sichtbar für alle aufgestellt wird und vielleicht sogar das Meetingende akustisch ankündigt.

Produktive Meetings #2: Die entsprechende Vorbereitung

Produktive Meetings beginnen jedoch schon weit vor dem eigentlichen Termin, nämlich mit einer guten Vorbereitung. Bereits im Vorfeld eines Meetings sollten ein Meeting-Leiter sowie weitere Verantwortlichkeiten klar sein. Der Leiter führt als Moderator durch das Meeting, legt die Agenda in Absprache mit den Teilnehmern fest (und lässt diese selbstverständlich allen vor dem Termin zukommen) und achtet bestenfalls auch auf das Zeitmanagement. Es können aber natürlich auch verschiedene Verantwortlichkeiten festgelegt werden: ein Teilnehmer erstellt eine Präsentation, ein anderer die passende Kalkulation, einer sorgt für Verpflegung, einer schreibt Protokoll und ein nächster behält währenddessen die Zeit im Blick und führt durch den Termin. Unvorbereitet sollte jedoch kein Teilnehmer im Besprechungsraum sitzen – ständig jemanden thematisch abholen zu müssen, hält den Ablauf des Meetings und damit alle Teilnehmer unnötig auf.

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Produktive Meetings #3: Agenda & Spielregeln

Die Agenda wurde gerade schon erwähnt. Eng mit einer guten Vorbereitung verbunden ist sie ein wichtiges Instrument, um Meetings produktiv und strukturiert zu gestalten. Die Agenda hilft zunächst dabei, Klarheit rund um das Meetingthema zu schaffen und genau festzulegen, was im Termin besprochen werden soll und vor allem auch wie die einzelnen Themen priorisiert werden. Vor dem Meeting können sich alle Teilnehmer anhand der Agenda entsprechend vorbereiten. Während des Meetings ist sie ein Anker für das Zeitmanagement.

Darüber hinaus kann es hilfreich sein, Spielregeln für Meetings zu erarbeiten.

Folgende Punkte können darin beispielsweise enthalten sein:

  • Definition der Rollen
  • Verhaltensregeln wie Pünktlichkeit, Vorbereitung, aktive Teilnahme, Fokus
  • Kommunikationsregeln wie Sachbezogenheit, Ausreden lassen, klare Sprache
  • Feedbackregeln
  • Vereinbarungen zum Zeitmanagement

Produktive Meetings #4: Aufgaben, Deadlines, Ergebnisse

Im Meeting klingt alles wunderbar, aber im Nachgang passiert dann doch nichts? Halten Sie während des Termins konkrete Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Deadlines schriftlich fest, die sich aus dem Besprochenen ergeben. Die Basis dafür sind konkrete Ziele und erwartete Ergebnisse, die Sie im Termin gemeinsam erarbeiten und festlegen. Diese werden dann – sollte es notwendig sein – im nächsten Meeting gegengecheckt oder auch auf einem anderen Weg überprüft. Jeder Teilnehmer ist so mit dafür verantwortlich, dass aus den Meetings entsprechender Output generiert wird.

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Produktive Meetings #5: Umgebungswechsel?

Um Ihre Meetings wirklich auf ein nächstes Level zu heben, versuchen Sie es einmal mit einem Umgebungswechsel. Gerade bei kreativen Themen kann eine räumliche Veränderung helfen, sich aus gewohnten Bahnen zu lösen. Möglich ist zum Beispiel ein Spaziergang mit dem Team an der frischen Luft, ein Besuch in einem Café oder auch einfach mal ein Meeting im Stehen abzuhalten. Im Stehen oder Gehen zu meeten kann eine willkommene Abwechslung und damit auch besonders produktiv sein – immerhin sitzen wir doch sowieso den ganzen Tag. Auch die Mittagspause lässt sich ab und an nutzen, um in einem Restaurant bei leckerem Essen zu brainstormen, Ideen zu spinnen oder auch Feedbackgespräche außerhalb des Büros zu führen.

Haben Sie weitere Tipps für produktive Meetings? Wir sind gespannt auf Ihre Erfahrungen in den Kommentaren!

Bildquellen: Visual Tag Mx, fauxels, Christina Morillo, Buro Millennial

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