Mitarbeiter-Überwachung: Wie viel Kontrolle ist am Arbeitsplatz erlaubt?

Mitarbeiter-Überwachung. Wie viel Kontrolle am Arbeitsplatz ist erlaubt?

Mitarbeiter-Überwachung: Wie viel Kontrolle ist am Arbeitsplatz erlaubt?

Durch digitale Technologien ist es heute möglich, Mitarbeiter auf verschiedenste Art und Weise zu kontrollieren. GPS-Daten, PC-Nutzung, Fitness-Tracker oder der E-Mail-Verkehr – kaum etwas ist nicht nachzuvollziehen. Auch die Erfassung der Arbeitszeit ist eine Form der Kontrolle. Doch was ist erlaubt und wo sind die Grenzen der digitalen Mitarbeiter-Überwachung?

Gepostet: 11. April 2019

Autor: Sarah Thum

Kategorie:  Human Resources

Lesezeit: 6 Minuten

Die Möglichkeiten der Mitarbeiter-Überwachung und Kontrolle sind heutzutage riesig und dabei so unauffällig, dass der Mitarbeiter häufig gar nichts davon merkt. Erlaubt ist es tatsächlich selten. Insbesondere seit der DSGVO. Jegliche Form der Überwachung muss mit dem Datenschutz, aber auch den Persönlichkeitsrechten konform gehen. Die meisten Kontrollmaßnahmen sind daher nur mit einer vorherigen Einwilligung durch den Mitarbeiter zulässig. Es sei denn, man hegt einen sehr konkreten Verdacht beispielsweise des Diebstahls. Es drohen empfindliche Strafen bei gesetzeswidriger Überwachung.

Bitte beachten Sie: Der folgende Beitrag fasst Informationen zur Mitarbeiterkontrolle zusammen und beschreibt in diesem Zusammenhang ebenfalls rechtliche Aspekte. Der Beitrag stellt keine Rechtsberatung dar. Trotz sorgfältiger Recherche können Fehlinformationen nicht ausgeschlossen werden.

Mitarbeiter-Überwachung: Warum überhaupt eine Kontrolle am Arbeitsplatz?

So unterschiedlich die Möglichkeiten der Überwachung heute sind, so unterschiedlich sind auch die Gründe. Die GPS-Überwachung dient beispielsweise häufig dem Zweck, den genauen Aufenthaltsort der Mitarbeiter im Blick zu behalten und wird häufig bei Mitarbeitern, die im Außendienst arbeiten angewandt. Die Aufzeichnung von Telefongesprächen wird zur Qualitätssicherung verwendet. Andere Methoden sollen Diebstahl von Firmeneigentum verhindern und aufdecken, die Gesundheit der Mitarbeiter festhalten oder überprüfen, ob der Mitarbeiter tatsächlich produktiv arbeitet. Mit einer Zeiterfassung kann die genaue Arbeitszeit der Mitarbeiter dokumentiert werden. Über ein Zutrittssystem lässt sich genau feststellen, welche Mitarbeiter im Gebäude sind.

Sie sehen, Kontrollmechanismen müssen nicht nur mit Negativszenarien verbunden sein. In manchen Berufen kann eine GPS-Überwachung durchaus sinnvoll sein. Denken Sie nur einmal an Geldtransporter, Polizeifahrzeuge oder Krankenwagen. Die (freiwillige) Nutzung eines Fitness-Trackers kann erhebliche gesundheitliche Verbesserungen mit sich führen. Oder mithilfe des Zutrittssystems kann im Falle eines Brandes genau ausgewertet werden, wer sich noch im Gebäude befindet. Ebenso verhält es sich mit der Zeiterfassung: Diese kann für Arbeitnehmer genauso wie für den Arbeitgeber als Kontrolle der tatsächlichen Arbeitszeit dienen, Überstundenausgleich erst ermöglichen und zu einer gesunden Work-Life-Balance beitragen.

Verschiedene Formen der Mitarbeiter-Überwachung und ihre rechtliche Grundlage

Einige der möglichen Methoden der Mitarbeiter-Überwachung haben wir bereits angesprochen. Im Folgenden soll auf ausgewählte Formen noch einmal näher eingegangen werden – ganz konkret mit dem Fokus: Was ist erlaubt und was nicht? Zusammenfassend sei vorab schon gesagt: Eine heimliche Überwachung der Mitarbeiter ist in den allermeisten Fällen verboten und sollte daher gut überlegt sein bzw. eigentlich einfach vermieden werden. Besonders seit dem Inkrafttreten der DSGVO sind die Richtlinien in diesem Fall verschärft. Denn der Arbeitgeber steht in der Pflicht, wenn es um Aufklärung und Dokumentation geht. Will der Arbeitnehmer die über ihn gesammelten Daten einsehen, muss der Arbeitgeber diese offenlegen. Außerdem steht den Mitarbeitern ein Widerspruchsrecht zu, durch das er die Löschung der vorhandenen Daten erzwingen kann.

GPS-Überwachung:

GPS-Tracking wird insbesondere im Außendienst eingesetzt und dient dazu, die Bewegungsdaten zu dokumentieren. Hier ist jedoch Vorsicht geboten: Die erhobenen Daten zählen zu personenbezogenen Daten und unterliegen dem Datenschutzgesetz. Es muss also genau geprüft werden, inwiefern die Kontrolle zulässig ist. Datenerhebung zu Pausenzeiten oder Geschwindigkeit sind beispielsweise nicht erlaubt.

Videoüberwachung:

Häufig angewandt und gleichzeitig besonders tricky, was die rechtliche Grundlage angeht, ist die Videoüberwachung. Durch die Aufzeichnung der Mitarbeiter am Arbeitsplatz kann sehr genau überprüft werden, was der Arbeitnehmer während der Arbeitszeit macht. Dies bringt jedoch einen erheblichen Einschnitt in die Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter mit sich, weshalb die rechtliche Grundlage unbedingt geklärt werden muss. In öffentlichen Räumen, in denen sich nicht nur Arbeitnehmer bewegen – wie etwa einem Supermarkt – kann eine Videoaufzeichnung rechtens sein. Vorausgesetzt, es kann ein berechtigtes Interesse aufgezeigt werden. Wichtig ist, dass auf die Überwachung hingewiesen und der Ton nicht dokumentiert wird.

In konkreten Verdachtsfällen darf auch in Firmengebäuden über einen zeitlich begrenzten Zeitraum eine Videoüberwachung stattfinden.

PC-Überwachung:

Mit der Digitalisierung wächst die Ablenkung am Arbeitsplatz – gleichzeitig jedoch auch die Möglichkeit, die Mitarbeiter in ihrer Arbeit zu kontrollieren. Das bedeutet aber natürlich nicht, dass eine Überwachung hier auch rechtens ist. Mit dem Gesetz nicht konform geht eine pausenlose Überprüfung der Mitarbeiter am Arbeitsplatz wie es etwa durch eine Spionage-Software möglich wäre. Gerade aber wenn eine private Internetnutzung am Firmencomputer vertraglich ausgeschlossen wurde, ist eine Überprüfung auf die Einhaltung der Vertragsbedingungen rechtlich möglich. Dies kann beispielsweise über durch die Einsicht in den Browser-Verlauf geschehen.

Telefon-Überwachung:

Wer kennt es nicht? Man landet nach einer mehr oder weniger langen Warteschleife in einem Call-Center und bevor man an einen Mitarbeiter weitergeleitet wird, fragt einen die freundliche Computerstimme, ob eine Aufzeichnung des Telefonats zur Qualitätssicherung für Sie in Ordnung ist. Und genau das muss es auch für den Arbeitnehmer sein. Wie auch bereits bei den anderen besprochenen Formen der Überwachung ist auch beim Telefonieren ein heimliches Abhören tabu. Denn Telefonate unterliegend er Vertraulichkeit des Wortes. Nur wenn beide Parteien der Aufzeichnung zustimmen, darf ein Telefongespräch mitgeschnitten werden und zu Qualitätszwecken ausgewertet werden.

Zutritts-Überwachung und Zeiterfassung:

Für uns bei ACCENON besonders spannend ist der Sachverhalt bei Zutrittskontrolle und Arbeitszeiterfassung. Ist es denn überhaupt erlaubt Zutrittsdaten und Arbeitszeit zu erfassen? Ja! In manchen Fällen ist es sogar gesetzlich vorgeschrieben. Dennoch gibt es natürlich auch in diesem Bereich rechtliche Grenzen. So muss beispielsweise auch hier bei Bedarf offengelegt werden können, welche Daten gesammelt wurden. In Sachen Zutritt verhält es sich rechtlich folgendermaßen: Als Privatgelände steht es jedem Arbeitgeber frei, sein Firmengebäude mit entsprechenden Zutrittsmaßnahmen zu sichern, solange diese den datenschutzrechtlichen Vorgaben genügen. Die Erfassung der Arbeitszeit ist sogar in vielen Fällen für die Lohnabrechnung zwingend notwendig. Auch Überstunden müssen dem Gesetz nach entsprechend dokumentiert werden. Eine Verhaltenskontrolle über das Zutritts- oder das Zeiterfassungssystem ist – sofern der Arbeitnehmer dieser nicht zustimmt – mit dem Gesetz nicht konform.

Bei allen Methoden gilt: Wenn der Arbeitnehmer der Datensammlung zustimmt, kann – sofern die Persönlichkeitsrechte nicht verletzt werden – jede Art der Überprüfung zulässig sein. Von heimlichen Überwachungen sollte abgesehen werden.

Mitarbeiter-Überwachung. Wie viel Kontrolle am Arbeitsplatz ist erlaubt?

Fazit in der Mitarbeiter-Überwachung: Wie viel Kontrolle ist am Arbeitsplatz erlaubt?

Im Zusammengang mit Überwachung und Kontrolle am Arbeitsplatz ist nicht nur wichtig zu fragen, was letztendlich erlaubt ist – viel wichtiger ist es auch zu hinterfragen, was wirklich notwendig ist. Natürlich lässt sich ein Mitarbeiter heute komplett durchleuchten. Doch ist es nicht eigentlich das Vertrauen, das die Basis einer guten Geschäftsbeziehung ist?

Besonders die heimliche Überwachung ist dabei mit absoluter Vorsicht zu genießen. Denn diese ist in den wenigsten Fällen rechtlich zulässig und kann empfindliche Strafen nach sich ziehen. Außerdem lässt sich auch mit rechtssicheren Methoden ein guter Einblick in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter bekommen, durch den die Sicherheit, die Gesundheit und die Work-Life-Balance der Arbeitnehmer gestärkt werden kann. Eine Möglichkeit, dies umzusetzen, ist beispielsweise über eine Zeiterfassung, die sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer bei voller Transparenz für sich einsetzen können.

Wir bei ACCENON sind selbstverständlich sehr darauf bedacht, dass die gesetzlichen Anforderungen in unseren Lösungen abgedeckt sind. Mit uns haben Sie in der Umsetzung einen zuverlässigen Experten an Ihrer Seite, der Sie auch in rechtlichen Fragen zur Zeiterfassung und Zutrittskontrolle umfassend beraten kann. Kommen Sie bei Fragen gerne auf uns zu!

Der obige Blogbeitrag wurde mit größer Sorgfalt recherchiert, stellt jedoch keine Rechtsberatung dar. ACCENON übernimmt keine Haftung für eventuelle Fehlinformationen.

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Bildquellen: Noelle Otto, Pixabay, Burst

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