Fluktuation – Wie Mitarbeiterwechsel interne Prozesse verkomplizieren

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Fluktuation – Wie Mitarbeiterwechsel interne Prozesse verkomplizieren

Einen Job ein Leben lang – das gehört der Vergangenheit an. Ein steter Jobwechsel ist heutzutage Normalität, wird häufig sogar vorausgesetzt. Ein Lebenslauf mit nur wenigen beruflichen Stationen wird damit zunehmend Seltenheit. Was auf der einen Seite viele Vorteile für Unternehmen mit sich bringt, was die Expertise und die Erfahrung der Mitarbeiter angeht, kann jedoch auch zum Problem werden, wenn es um interne Abläufe und Prozesse geht.

Gepostet: 29. August 2019

Autor: Sarah Thum

Kategorie:  Human Resources

Lesezeit: 5 Minuten

„Das haben wir schon immer so gemacht“ ist damit ein Satz, den man kaum noch hört – denn wer weiß schon, wie es früher tatsächlich gemacht wurde? Auch wenn das eine Floskel ist, auf die man sehr gut verzichten kann – gerade auch wenn man innovativ und prozessoptimiert arbeiten möchte – kann genau diese Tatsache zum richtigen Problem für Unternehmen werden. Denn mit jedem Mitarbeiter, der geht, geht auch wichtiges internes Wissen.

Auswirkungen von Fluktuation und Mitarbeiterwechsel

Der Wegfall von Mitarbeitern kann auf vielen Ebenen Auswirkungen haben. Ganz besonders spürbar ist häufig das bereits angesprochene Wissen, das mit jedem gehenden Mitarbeiter verloren wird. Allzu oft ist Wissen dann doch auf einzelnen Kollegen gebündelt, eine vollständige Übergabe aller möglichen Szenarien ist kaum möglich. Früher oder später kommt daher der Moment, in dem die verbliebenen Kollegen plötzlich nicht weiterkommen. Aus Halbwissen oder ganz neu erarbeiteten Prozessen entstehen dann häufig umständliche Workarounds, die die Arbeit unnötig verkomplizieren. Das begegnet uns als Softwarehersteller ganz häufig. Nach der Einführung unserer Zeiterfassungssoftware finden umfassende Schulungen statt. Wenn dann aber das geschulte Personal das Unternehmen verlässt, kommt es oft zu einem Wissensverlust. Die Folge? Umständliche Prozesse, die Zeit rauben und die Anwender unzufrieden machen. Das geht manchmal bis hin zum Impuls eines Softwarewechsels – denn diese eine benötigte Funktion könne unsere Software ja nicht leisten. Erst im Gespräch finden wir dann heraus, dass wir das ganz leicht abbilden können, wenn man nur das entsprechende Wissen hat. Das Unternehmen spart so letztendlich nicht nur bares Geld, sondern besonders auch Zeit, die mit einer Neueinführung einhergehen würde. Und unser Beispiel ist in diesem Zusammenhang sicher nicht das einzige – und jetzt stellen Sie sich mal vor, welche Ineffizienz und welche Kosten das zur Folge haben kann.

Die eben genannte Zeit ist dabei etwas, dass ein Mitarbeiterwechsel immer kostet. Für die Kollegen, die die Aufgaben übernehmen müssen, steigt das Arbeitspensum – besonders während der Übergabe, wenn ein Meeting dem anderen folgt. Selbst wenn ein neuer Kollege als Ersatz ins Unternehmen kommt, muss auch hier die Einarbeitungsphase gestemmt werden, bis dieser selbstständig laufen kann. Die ein oder andere Aufgabe fällt dann schnell einmal hinten runter. Gerade bei sonst sehr pflichtbewussten und genauen Mitarbeitern, kann das Stress dann zur Folge haben.

Nicht zu vernachlässigen ist neben den ohnehin schon weitreichenden Auswirkungen auch die Veränderung der Team-Konstellation. Bricht ein Glied aus einem funktionierenden Team heraus, muss sich dieses neu zusammenwürfeln und es entstehen neue Dynamiken. Wird Fluktuation zum Dauerzustand kann das für den Zusammenhalt im Team weitreichende Folgen haben.

Ebenso kann ein Vertrauensverlust im Kundenkreis mit ständigen Mitarbeiterwechseln einhergehen. Wer kennt es nicht, wie frustrierend es sein kann, wenn der Ansprechpartner bei Partnerunternehmen oder Dienstleistern immer wieder wechselt, man sich neu finden muss und im schlimmsten Fall immer wieder die gleichen Dinge erklären muss?

Fluktuation - Wie Mitarbeiterwechsel interne Prozesse verkomplizieren

Trotz Fluktuation Prozesse am Laufen halten

Wie schafft man es nun aber, trotz einer gewissen Fluktuationsrate, die internen Prozesse dennoch weiter effizient zu gestalten und den Wissensverlust möglichst gering zu halten? Letztendlich hilft hier – neben verschiedenen Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung, sodass die Situation erst gar nicht auftritt – nur eine nachhaltige Vorbeugung. Auch wenn es hart klingt: Achten Sie darauf, dass alle Kollegen irgendwie „ersetzbar“ sind. Vermeiden Sie in jedem Fall Wissensinseln. Es ist sicher nicht immer der einfache Weg, aber versuchen Sie, möglichst keine Aufgabe ausschließlich auf einem Kollegen lasten zu lassen. Das kann sich übrigens auch positiv auf das Stresslevel der Mitarbeiter auswirken. Es gibt nichts Schlimmeres, als das Gefühl, man dürfe bloß nicht krank werden.

In der digitalen Zeit sind es häufig auch verschiedenste Softwarelösungen, die Prozesse im Unternehmen am Laufen halten. Achten Sie also gerade bei solchen Programmen darauf, dass verschiedene Mitarbeiter im Unternehmen immer auf einem aktuellen Stand sind. Regelmäßige Auffrischungsschulungen sind hier eine Möglichkeit, das zu gewährleisten. Spätestens aber wenn das Kind in den Brunnen gefallen ist und ein Kollege samt seiner Wissensinsel das Unternehmen verlässt, sollten Sie sich Unterstützung von den relevanten Partnern holen und Wissen systematisch aufbauen.

Mitarbeiterbindung – Was tun?

Um die Probleme, die die Fluktuation mit sich bringt, gar nicht erst aufkommen zu lassen, ist es ratsam, Ressourcen in die Mitarbeiterbindung zu investieren. Hier gibt es vielfältige Möglichkeiten, die bunt kombiniert werden können. Angefangen beim Gehalt, das heute aber lange nicht mehr alles ist und sicher auch nicht alle Mitarbeiter gleichermaßen abholt. Andere Benefits können beispielsweise Sportangebote, eine gute Kantine, kostenloses Obst, Kaffee oder Wasser sein – aber auch ein Dienstwagen, ein Jobrad, das Monatsticket für den ÖPNV, ein Mobiltelefon oder Laptop zur Privatnutzung sind denkbar. Was hier ein Mitarbeiter als wirklichen Mehrwert empfinden, ist natürlich ähnlich unterschiedlich wie die Maßnahmen selbst.

Ebenfalls ein Faktor können die Arbeitsausstattung ebenso wie die Räumlichkeiten sein. Nicht zu vergessen die Aufstiegschancen und Karrieremöglichkeiten. Außerdem zunehmend wichtig sind vielen flexible Arbeitszeiten, die Vereinbarkeit von Familie und Beruf oder die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten.

Und zu guter Letzt: das Team. Ist die Arbeitsatmosphäre gut, fühlen sich die Kollegen wohl, gesehen und gehört, ist das für viele ein absoluter Plus-Punkt für den Arbeitgeber. After-Works, gemeinsame Ausflüge und Teamevents können den Zusammenhalt und damit auch die Bindung an das Unternehmen hier nachhaltig fördern.

Fazit: Lassen Sie Fluktuation nicht zum Problem werden

Die Ausführungen oben haben es sicher deutlich gemacht, Fluktuation kann für ein Unternehmen ein richtiges Problem werden. Mit den richtigen Maßnahmen – die man bestenfalls bereits im Vorfeld etabliert – kann man dem jedoch sehr gut entgegenwirken. Investieren Sie ganz bewusst in die Bindung Ihrer Mitarbeiter, gehen Sie in die Kommunikation und finden Sie heraus, was sie sich von Ihrem Arbeitgeber wünschen. Und geben Sie dabei auf Ihr internes Wissen Acht und verteilen Sie es auf mehrere Köpfe. Das reduziert Stress bei den Kollegen, fördert die Teamarbeit und minimiert den Verlust eines wertvollen Mitarbeiters wenigstens ein bisschen.

Wie gehen Sie mit Fluktuation in Ihrem Unternehmen um? Ist das Thema bei Ihnen problematisch? Wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen in den Kommentaren!

Bildquellen: Mantas Hesthaven, Takahiro Sakamoto, Helena Lopes

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