Mit einer Zeiterfassung lässt sich festhalten und später nachvollziehen, wie lange jeder Mitarbeiter täglich, wöchentlich oder monatlich anwesend war oder an bestimmten Projekten gearbeitet hat. Je nach gewählter Methode funktioniert das mehr oder weniger schnell, kompliziert und fehlerfrei. Die Gründe für die Erfassung der Zeiten reichen von der Lohnabrechung bis zum Messen der Produktivität und Effizienz der einzelnen Arbeitnehmer.

Früher gang und gäbe wird auch heute noch in einigen Betrieben die Arbeitszeit händisch auf einem Stundenzettel auf Papier erfasst und berechnet. Häufiger wird jedoch entweder auf ein gemeinsames Online-Dokument in Word, eine Zeiterfassungstabelle in Excel oder auf eine Zeiterfassungssoftware, mit der man Stempelungen auch online erfassen kann und diese dann automatisch verarbeitet werden, zurückgegriffen.

Excel als ein beliebtes Instrument der Zeiterfassung bringt dabei einige Nachteile mit sich. Denken wir also einen kurzen Augenblick an negative Aspekte, die gegen eine Zeiterfassung in Excel sprechen. Denn diese reichen weit – eine automatisierte Zeiterfassungssoftware kann daher durchaus eine Kosten- und Zeitersparnis bewirken. Im Folgenden haben wir für Sie drei Gründe zusammengefasst, die gegen die Zeiterfassung mit Excel sprechen.

Grund #1 gegen eine Zeiterfassung in Excel: Menschen sind fehlbar

Wie aus einer Studie hervorging sind 9 von 10 Tabellenkalkulationen fehlerhaft. Wenn Formeln falsch sind oder eingegebene ein falsches Format haben, kann dies zu groben Fehleinschätzungen und Fehlern in der Abrechnung führen. Und wer kennt es nicht, dass sich schnell einmal ein Fehler in eine solche Tabelle eingeschlichen hat? Darüber hinaus ist die Verwaltung hoch sensibel, denn wenn versehentlich Stundenzettel gelöscht werden, lassen sich Daten oder ganze Stundenzettel schwer wiederherstellen. Das kann verheerende Folgen haben, wenn es keine Backups oder Systeme zur Wiederherstellung gelöschter Daten gibt.

Grund #2 gegen eine Zeiterfassung in Excel: Die tatsächlichen Arbeitszeiten unterscheiden sich von den gemeldeten

Zufälliger oder sogar absichtlicher Zeitdiebstahl kann zu eine der größten Kosten für Unternehmen werden. Für Arbeitgeber kann es schwer sein, solche Fehler nachzuvollziehen. Die Kontrolle lässt sich nur schwer bis kaum mit einem Excelsheet realisieren, da sich Aufschriebe kaum beweisen lassen. Ein Tippfehler hat sich hier schnell einmal eingeschlichen oder ein paar Minuten werden einfach aufgerundet. Doch wer kann das schon überprüfen? Ein Zeiterfassungssystem, das nur tatsächliche Stempelungen an Terminals oder Computern erfasst, kann in diesem Fall ein Segen für den Arbeitgeber sein – und passiert ohne zeitlichen Mehraufwand ganz einfach nebenbei.

Grund #3 gegen eine Zeiterfassung in Excel: Aufwendige Verwaltung

Personaler müssen sich mit ständigen Schichtwechseln oder Arbeitszeitänderungen von Zeitmodellen der Mitarbeiter auseinandersetzen. Excel-Tabellen alle paar Wochen zu aktualisieren oder zu erstellen, kann zu einer Qual werden, wenn man kein zentrales System besitzt, in dem man die Zeitmodelle einfach anpassen kann. So sitzen Personaler hinter ihren Schreibtischen fest, aktualisieren die Zeitmodelle und stellen sicher, dass sich die Änderungen in den Abrechnungssystemen widerspiegeln. Wenn die Zahlen auch nur geringfügig abweichen, sei es durch einen Tippfehler oder eine Fehleinschätzung, müssen diese immer wieder neu berechnet werden oder schlimmer noch, Mitarbeiter werden falsch bezahlt.

Fazit: Gründe gegen Excel

Es sollte gut überlegt sein, ob eine Zeiterfassung in Excel schlussendlich lohnenswert ist oder ob man sich damit in Zukunft eher in eine missliche Lage bringt und Stunden dafür aufwenden muss, einzelne Excelsheets zu verwalten. Bei allen Unternehmensgrößen kann sich die Umstellung auf eine moderne Zeiterfassung mithilfe einer Software lohnen – eine unkomplizierte Anwendung, zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten sowie ein minimiertes Fehlerrisiko sind bei gleichzeitiger Zeitersparnis nur eine Auswahl der Vorteile, die eine Software bietet. Umso früher man ein modernes System verwendet, umso schneller wird es sich auch lohnen.

Wenn einmal die Umgebung und das System eingerichtet sind – von uns werden Sie natürlich tatkräftig unterstützt – erkennen Sie schnell die Vorzüge: Sei es durch einfachere Lohnabrechnungen, vielseitige Berichte zur Analyse, sekundenschnelles Stempeln online und vieles mehr.

Wie erfassen Sie aktuell Ihre Zeit? Welche Erfahrungen haben Sie mit einer Zeiterfassung in Excel gemacht? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen!

Bildquellen: rawpixel.com, Oleg Magni, energepic.com

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